Formalności: umowa najmu - 10 rzeczy, o których należy pamiętać

Przed październikiem setki tysięcy studentów wracają do miast akademickich, aby przed rozpoczęciem semestru znaleźć dach nad głową. Jest to okres, w którym najbardziej atrakcyjne oferty wynajmu znikają z rynku w ciągu co najwyżej kilku godzin. W takim pośpiechu łatwo zapomnieć o najważniejszym - formalnościach. Lion’s Bank podpowiada więc właścicielom i przyszłym lokatorom o czym bezwzględnie trzeba pamiętać wynajmując i najmując mieszkanie.

1. Sprawdź czy osoba, od której mieszkanie planujesz wynająć jest właścicielem i może rozporządzać nieruchomością

W szale oglądania mieszkań na wynajem nie można skupiać się jedynie na lokalizacji, standardzie i cenie lokalu. Bezwzględnie należy też sprawdzić czy osoba, od której mieszkanie chcemy wynająć jest właścicielem i może rozporządzać nieruchomością. Najemca może sprawdzić, czy osoba, która podaje się za właściciela lokalu faktycznie nim jest za pomocą księgi wieczystej, do której dostęp najłatwiej uzyskać przez internet. O ile w drugim dziale księgi nie znajdują się żadne wzmianki, których właściciel nie będzie w stanie wytłumaczyć, wystarczy sprawdzić czy dane tam zawarte pokrywają się z tymi z dowodu osobistego właściciela. Może się oczywiście zdarzyć, że wynajmujący nie będzie właścicielem lokalu, ale powinien w takiej sytuacji posiadać pisemne pełnomocnictwo od właściciela do dysponowania nieruchomością.

Z punktu widzenia właściciela także niezbędne jest spisanie danych potencjalnego najemcy z ważnego dokumentu tożsamości. Niemniej ważne jest też, żeby wszystkie osoby, które będą korzystały z lokalu były stronami umowy. Dzięki temu w przypadku ewentualnych zniszczeń w mieszkaniu odpowiadać będą solidarnie wszyscy lokatorzy. Niemniej ważne jest też, aby właściciel mieszkania na wynajem zweryfikował we własnym zakresie wiarygodność potencjalnych najemców. W praktyce cały "proces" sprowadza się najczęściej jedynie do spisania danych z dowodu osobistego. Za ten błąd co 60 właściciel płaci koniecznością przeprowadzania czasochłonnej i kosztownej procedury eksmisyjnej – wynika z szacunków Lion’s Bank. Dla porównania, w zachodnich krajach nikogo nie dziwi, gdy właściciel mieszkania pyta potencjalnego najemcę o miejsce pracy, stanowisko, wynagrodzenie czy nawet referencje od osoby, od której kandydat na najemcę wcześniej wynajmował mieszkanie. W Polsce nie wszystkie te mechanizmy można wprowadzić od razu. Większość z nich mogłaby też być odebrana przez najemcę za nadmierną ingerencję w sferę prywatną. Nic jednak nie szkodzi, aby te na pozór kłopotliwe pytania zadać – właściciel ma przecież za chwilę oddać do używania najemcy część swojego majątku, a to zobowiązuje do szczerości obie strony.

2. Wybierz formę umowy

Umowę można podpisać w formie zwykłej lub najmu okazjonalnego. W odróżnieniu od tradycyjnej umowy najem okazjonalny pozwala właścicielowi na łatwiejsze pozbycie się z mieszkania najemcy, który nie wywiązuje się z podpisanej umowy (nie płaci, dewastuje lokal lub jest nieznośny dla sąsiadów).

Warunkiem podpisania umowy o najem okazjonalny jest przygotowanie oświadczenia, w którym najemca zobowiązuje się wyprowadzić na żądanie właściciela nieruchomości. Taki dokument musi być poświadczony przez notariusza. Maksymalna opłata za czynności notarialne tego typu to 1/10 minimalnego wynagrodzenia (obecnie 168 zł netto). Najemca musi ponadto wskazać miejsce, w którym będzie mógł zamieszkać, oraz przedstawić zgodę właściciela tego lokalu. Nie można też zapomnieć o poinformowaniu fiskusa o fakcie czerpania zysków z wynajmu.

Z punktu widzenia uczciwego najemcy fakt podpisania umowy w formie najmu okazjonalnego nie wiąże się z dodatkowym ryzykiem. O ile będzie regularnie opłacał czynsz i nie będzie dewastował mieszkania lub uporczywie przeszkadzać sąsiadom, nie będzie podstaw do rozwiązania umowy, a więc i eksmisji. Dobrą praktyką jest jednak, aby to właściciel pokrył koszty związane z czynnościami notarialnymi – to przecież dla właściciela podpisanie umowy o najem okazjonalny oznacza mniejsze ryzyko. Ewentualna eksmisja potrwa dzięki takiej umowie nie kilka lat (przypadek skrajny), ale kilka miesięcy.

3. Oblicz wszystkie koszty, które ma pokrywać najemca

Aby w przyszłości nie doszło do niepotrzebnych nieporozumień koniecznie trzeba omówić koszty, które ma w przyszłości pokrywać najemca. Często w ogłoszeniu znajdziemy bowiem formułę, w której cena podawana jest jako np. „1000 zł miesięcznie plus czynsz” lub „ 100 zł miesięcznie plus opłaty licznikowe (wg. zużycia)”. Właściciel powinien wtedy dokładnie wytłumaczyć o co właściwie chodzi. Przeważnie znaczyć to może, że właściciel mieszkania będzie oczekiwał kwoty nie 1000, ale np. 1400 zł na co składać się będzie:

1. 300 zł opłat administracyjnych płaconych do wspólnoty lub spółdzielni (np. opłaty związane z utrzymaniem nieruchomości i administracji plus zaliczki na wodę, opłaty za wywóz śmieci, ogrzewanie czy nawet gaz),
2. 100 zł opłat licznikowych (np. zużycie energii elektrycznej, opłata za internet, różnica między wcześniej wspomnianymi zaliczkami i faktycznym zużyciem),
3. 1000 zł czynszu, który stanowi wynagrodzenie właściciela za oddanie lokalu najemcy.

Dobrą praktyką jest przedstawienie dokładnej kalkulacji potencjalnych kosztów najmu np. dla singla lub rodziny już w ogłoszeniu o chęci wynajmu. W ten sposób właściciel nie będzie musiał tracić czasu na pokazywanie mieszkania osobom, które mają mylne wyobrażenie odnośnie comiesięcznych kosztów.

4. Ustal wysokość kaucji oraz zasady jej pobierania

Nieodzownym elementem umowy najmu jest też kaucja wpłacana przez najemcę. Standardowo jest to kwota odpowiadająca wysokości jednomiesięcznego czynszu, ale w przypadku mieszkań lepiej wyposażonych nie powinna dziwić kwota wyższa. Zadaniem kaucji jest zabezpieczenie właściciela przed ewentualnymi zniszczeniami lokalu lub jego wyposażenia.

W umowie warto jednak także poruszyć kwestię rozliczeń w przypadku, gdy najemca odda lokal w stanie niepogorszonym, ale opuści go wcześniej niż wynikałoby to z umowy – na przykład po 6 miesiącach mimo, że umowa została podpisana na rok. Często dochodzi bowiem w takiej sytuacji do sporu między właścicielem i najemcą, który pozostawiając nieruchomość w niepogorszonym stanie żąda zwrotu kaucji. Właściciel natomiast ze względu na to, że czuje się poszkodowany, w związku z krótszym niż zakładał okresem najmu, chce zachować kaucję. O ile umowa tego problemu nie porusza, właściciel nie ma prawa potrącać żadnych kwot z kaucji z tytułu krótszej umowy. Nie znaczy to jednak, że w umowie najmu nie można zawrzeć klauzuli określającej wysokość kary z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy. Jeśli w umowie znalazłyby się takie zapisy, w omawianym przykładzie kaucja mogłaby zostać przez właściciela naruszona.

5. Dokładnie przeczytaj umowę

Po ustaleniu tych kluczowych warunków można przystąpić do spisywania umowy. W internecie dostępnych jest wiele lepszych bądź gorszych wzorów z których można korzystać, a też wielu właścicieli mieszkań lub najemców chciałoby niejeden zapis z takiego wzoru zmienić. Nie ma więc jednej uniwersalnej treści, którą można by z czystym sercem polecić. Każdy powinien natomiast taką umowę bardzo dokładnie przeczytać, aby wiedzieć jakie są jego prawa i obowiązki i w razie zapisów zbyt daleko idących należy podjąć negocjacje. Trzeba pamiętać, że to właśnie do umowy obie strony będą mogły się odwoływać w przypadku ewentualnych konfliktów. Nie można więc tego dokumentu podpisywać pochopnie.

Przykład? W umowie warto zapisać na jakich zasadach właściciel może składać wizyty w nieruchomości. W tym względzie bowiem prawa najemcy są chronione tak samo jak prawo własności (art. 690 Kodeksu Cywilnego). Właściciel, oddając mieszkanie najemcy do swobodnego korzystania, musi więc pamiętać, że nie może naruszać jego prywatności przychodząc do lokalu bez zapowiedzi. Właściciel, który chce kontrolować stan mieszkania w trakcie trwania umowy powinien zabezpieczyć sobie takie prawo w podpisywanym dokumencie, ale musi pamiętać, że mało który nabywca zgodzi się na odwiedziny bez zapowiedzi. Standardem jest zapis, który pozwala właścicielowi na umówione wcześniej z najemcą wizyty np. nie częściej niż przy okazji odbierania comiesięcznego czynszu.

Jeśli ponadto najemca chce podnająć część lokalu innym osobom musi zadbać o takie prawo w umowie. Jeśli tego nie zrobi, musi liczyć się z możliwością natychmiastowego wypowiedzenia umowy przez właściciela.

6. Ustal kto za co odpowiada

Obowiązkiem właściciela jest oddanie najemcy lokalu zdatnego do zamieszkania. Wszystkie instalacje (kanalizacja, wentylacja, instalacja elektryczna) powinny więc być bezpieczne i sprawne – no chyba, że strony umówiły się inaczej. Podobnie jest z wyposażeniem, które właściciel zapewnia najemcy. Jeśli więc w trakcie trwania umowy dojdzie do poważnej awarii jakiejś instalacji, a nie będzie to wina najemcy, właściciel powinien czym prędzej na swój koszt usunąć awarię. Podobnie jest w przypadku lodówki, pralki czy kuchenki, które właściciel pozostawia w lokalu jako wyposażenie. Jeśli dojdzie do ich awarii koszty pokrywa właściciel, no chyba że winny jest nieprawidłowo użytkujący sprzęt najemca.

Najemca jest ponadto zobowiązany do dbania o powierzony lokal. Powinien on pamiętać, że prawo i zobowiązuje go do oddania lokalu w niepogorszonym stanie po zakończeniu okresu najmu. Jeśli więc najemca nie zadbał o utrzymanie ścian w dobrym stanie (np. przez kilka lat ich nie pomalował), powinien to zrobić przed końcem umowy lub koszt malowania właściciel będzie mógł potrącić z kaucji – o ile oczywiście umowa nie mówi inaczej. Podobnie jest, gdy najemca uszkodził podłogę lub płytki w łazience. Wtedy też lokatora można obciążyć kosztem naprawy. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku sprzątania. Jeśli najemca oddał właścicielowi mieszkanie w gorszym stanie niż otrzymał, koszty dodatkowego sprzątania mogą zostać potrącone z kaucji.

7. Ustal co robić z korespondencją

Ważną choć pomijaną kwestią jest też ustalenie co najemca ma robić z korespondencją niekierowaną do niego. Adresatem może być właściciel lub któryś z poprzednich najemców. Warto ustalić co w takiej sytuacji robić, aby za każdym razem najemca nie musiał dzwonić do właściciela. Pomocne może być wymienienie się adresami poczty elektronicznej, przez którą najemca mógłby informować właściciela o korespondencji, która do niego lub innych osób dotarła. Taka sytuacja nie powinna jednak trwać wiecznie. Dobrą praktyką jest, aby na właściciel wziął na siebie obowiązek poinformowania nadawców o zmianie adresu zamieszkania adresatów, a także przekazał im kierowanej do nich korespondencję.

8. Przygotuj dokładny protokół

Po przejściu przez formalności związane z podpisaniem umowy najemca i właściciel nie powinni żegnać się w poczuciu dobrze spełnionego obowiązku, ale przystąpić do niemniej pracochłonnego sporządzenia protokołu zdawczo – odbiorczego. W nim to powinny znaleźć się nie tylko wskazania wszystkich liczników (co jest niezbędne, aby poprawnie rozliczać się w przyszłości), ale też w protokole trzeba koniecznie wymienić elementy wyposażenia mieszkania, które pozostawia właściciel (pralka, lodówka, piekarnik, odkurzacz). Jest to też dobry moment, aby właściciel po krótce opisał jak poprawnie korzystać z tych urządzeń.

Niezbędnym elementem protokołu zdawczo odbiorczego jest też dokładne opisanie każdego z pomieszczeń z osobna z wymienieniem wszystkich elementów wykończenia (futryny, drzwi, okna, ramy okienne, parapety, ściany, sufity, podłogi, cokoły, włączniki, gniazdka, meble) z opisem w jakim są stanie. Sumiennie przygotowany protokół powinien zapobiec konfliktom związanym z rozliczeniem kaucji po zakończeniu umowy

9. Zrób zdjęcia nieruchomości w dniu przekazania kluczy najemcy

Uzupełnieniem powyższego protokołu mogą być zdjęcia mieszkania z dnia przekazania kluczy najemcy. Jest to kolejny sposób na uniknięcie konfliktów. Niekwestionowanym plusem tego rozwiązania jest fakt, że zrobienie kilku zdjęć potrwa znacznie krócej niż skrupulatne spisanie protokołu zdawczo odbiorczego.

10. Jakie obowiązki ma najemca, a jakie właściciel mieszkania?

Jeśli najemca i właściciel myślą, że po przebrnięciu powyższych punktów mogą osiąść na laurach, to niestety wciąż nie jest to koniec obowiązków. Po stronie najemcy może być na przykład podpisanie umów o media (np. telefon, internet telewizja), co może już zrobić mając podpisaną przez właściciela umowę najmu.

Na właścicielu ciąży więcej obowiązków. Po pierwsze powinien czym prędzej powiadomić spółdzielnię, wspólnotę lub gminę o liczbie osób, które w danej nieruchomości będą mieszkały. Właściciel powinien też rozważyć ubezpieczenie. Nawet najtańsze OC powinno pozwolić spać spokojnie nawet gdyby lokator zalał sąsiada z dołu. Można też rozważyć wykupienie ubezpieczenia chroniącego przed skutkami dewastacji nieruchomości i kradzieżą.

Na koniec zostaje też nieodzowna część przyjemności posiadania nieruchomości na wynajem, czyli podatki. Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania nieruchomości mają do wyboru dwa bardzo odmienne sposoby rozliczeń z fiskusem:

1) za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (stawka 8,5%),

2) na zasadach ogólnych (stawki progresywne 18% od dochodu do kwoty 85 528 zł i 32% od każdej złotówki dochodu powyżej tej kwoty).

W przypadku rozliczenia na zasadach ogólnych podstawą do obliczenia podatku jest dochód, a więc przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Jakie to mogą być koszty? Odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup nieruchomości, amortyzacja, podatek od nieruchomości, opłata za użytkowanie wieczyste, opłaty eksploatacyjne płacone do wspólnoty lub spółdzielni, a nawet koszty związane z zawarciem umowy najmu (np. notarialne lub prowizja pośrednika) czy nakłady na odświeżenie i wyposażenie lokalu.

Domyślnym sposobem rozliczania z fiskusem jest w tym wypadku rozliczenie na zasadach ogólnych. Jeśli podatnik dopiero wynajął pierwsze mieszkanie, to o chęci skorzystania np. z ryczałtu musi poinformować urząd skarbowy do 20 dnia miesiąca następującego po tym, w który otrzymał pierwszy przychód z wynajmu.

Dla tych, którzy mieszkania wynajmują w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wybór jest łatwiejszy. W takim wypadku można się bowiem rozliczyć z fiskusem:

1) na zasadach ogólnych (identycznie jak w przypadku osób nieprowadzących działalności),

2) z wykorzystaniem stawki liniowej (19% od dochodu).

W tym wypadku rozliczenie na zasadach ogólnych jest rozwiązaniem dla osób, które w danym roku osiągają dochód nieprzekraczający 95 - 100 tys. zł. Wyższe dochody powodują, że podatek obliczony wg skali byłby wyższy niż "liniowy".

Bartosz Turek, Lion’s Bank