Jak zawrzeć umowę najmu mieszkania?

Stopień trudności: niski.

Koszt : -

Wymagane dokumenty: brak

Forma: pisemna

Krok 1: informacje wstępne

Sporządzanie umowy rozpoczynamy od wskazania miejsca oraz daty jej zawarcia.

Następnie w umowie musimy umieścić dane stron wynajmującego(wynajmujących) i najemcy (najemców).

W przypadku osób fizycznych podajemy następujące dane:

• Imię (imiona) oraz nazwisko
• Numer pesel
• Numer i serię dowodu osobistego
• Adres zamieszkania

Jeżeli wynajmującym jest przedsiębiorca:

• Firmę
• Siedzibę
• Numery NIP i REGON
• Numer z rejestru przedsiębiorców KRS, lub ewidencji działalności gospodarczej.
• Osoby upoważnione do reprezentacji: czy to z racji pełnionych funkcji (np. członków zarządu, czy prokurentów) czy pełnomocnictwa.

Wynajmujący powinien określić jakim prawem do lokalu dysponuje: np. własnością odrębnego lokalu, czy którymś z praw spółdzielczych. Pamiętaj też, żeby na umowie znaleźli się i ją podpisali wszyscy wynajmujący i najemcy.

Krok 2: przedmiot umowy

Następnie musimy określić przedmiot umowy- czyli opisać wynajmowane mieszkanie. W szczególności wskazujemy:

• adres lokalu,
• jego powierzchnię,
• liczbę pomieszczeń,
• kondygnację, na której się znajduje.
• Numer księgi wieczystej jeśli go posiada.
• Nazwę spółdzielni mieszkaniowej jeśli znajduje się w jej zasobach.
• Określenie miejsca parkingowego oraz/lub piwnicy jeśli zamierzamy je udostępnić wraz z mieszkaniem.

Krok 3: protokół techniczny.

Protokół powinien stanowić załącznik do umowy. Strony określają w nim stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji, urządzeń, mebli. Protokół staje się istotny w momencie wygaśnięcia umowy najmu i wzajemnych rozliczeń po opróżnieniu lokalu (jest m.in. podstawą do potrącenia kosztów remontu z kaucji).

Krok 4: długość trwania umowy.

Umowę najmu można zawrzeć w dwóch terminach: na czas określony (np. 2 miesiące, czy do 01.06.2009r.), lub na czas niekreślony (bez terminu zakończenia najmu).

Umowa na czas określony jest wygodniejsza dla wynajmującego: wygasa sama, nie trzeba jej wypowiadać. W przypadku umowy na czas nieokreślony jedynym sposobem jej zakończenia jest wypowiedzenie umowy przez którąś (bądź obie) stronę umowy. Z uwagi na ustawę o ochronie praw lokatorów może to być utrudnione.

Rodzaj umowy wybierajmy więc według potrzeb najemcy i wygody wynajmującego. Jeżeli np. najemcą ma być student, sporządźmy umowę na czas określony (np. 01.10.07- 15.07.08) z możliwością jej przedłużenia na kolejne okresy (np. kolejny rok akademicki) w drodze aneksów.

Krok 5: czynsz

Jedną z najważniejszych kwestii umowy najmu jest określenie czynszu. Aby skutecznie tego dokonać należy wskazać:

• Kwotę ( w złotych, lub w równowartości określonej wysokości innej waluty, w oparciu o kurs średni NBP w dniu zapłaty) określoną cyframi i słownie.
  • UWAGA na zmiany kursu walut.
• Termin płatności (np. do 15 każdego miesiąca)
• Sposób płatności: w gotówce czy na rachunek bankowy.

Jeśli umowa dotyczy najmu okazjonalnego, lub najmu lokalu użytkowego, strony mogą określić, jak często i w jakiej wysokości dopuszczalna jest podwyżka czynszu

W innym przypadku zmiana wysokości czynszu podlega ustawie o ochronie praw lokatorów. Możemy w umowie wskazać odesłanie do ustawy w tym zakresie.

Krok 6: kaucja

Zawarcie umowy można uzależnić od wpłacenia kaucji zwrotnej w wysokości do 12-o krotności czynszu. Zwracając kaucję, wynajmujący stosuje ten sam mnożnik, jednak uwzględnia czynsz w wysokości na dzień zakończenia najmu (nie mniej jednak niż pierwotna kaucja)

Czynsz: 1000 zł. Kaucja: 3x czynsz = 3000. Wypowiedzenie. Czynsz po podwyżce -1200 zł. Zwrot kaucji w wysokości 3x1200 = 3600 zł.

Wynajmujący może zastrzec sobie odpowiednie potrącenie z kaucji kosztów, wynikłych ze zniszczeń spowodowanych przez najemcę.

Krok 7: opłaty

Strony powinny ustalić, jakie opłaty będzie ponosił najemca, a jakie wynajmujący. Innymi słowy czy czynsz będzie w sobie zawierał już opłaty za: Internet, c.o., wodę itp. Należy w umowie wyraźnie rozgraniczyć zakres ponoszonych opłat przez najemcę i wynajmującego.

Dla rozliczających się ryczałtowo najwygodniejsze jest przerzucenie jak największej ilości opłat bezpośrednio na na najemcę. Im mniej będzie nam przekazywał pieniędzy (z których część przecież i tak musielibyśmy przeznaczyć na opłaty) tym mniejszy zapłacimy podatek.

Krok 8: prawa i zobowiązania

Strony w umowie mogą zawrzeć dodatkowe zobowiązania dotyczące wynajmowanego lokalu. Mogą np. przyjąć, że po zakończeniu najmu najemca zobowiązany jest lokal pomalować albo np. że właściciel może sprawdzić stan lokalu w określonym terminie w obecności najemcy. Innym warunkiem może być wyeksponowanie konieczności zgody wynajmującego na podnajęcie całości lub części (np. pokoju) mieszkania.

Krok 9: wypowiedzenie

Zasady wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego w stosunku do wynajmującego regulują przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, a w stosunku do najemcy - przepisy kodeksu cywilnego. Oznacza to, że w umowie może znaleźć się dowolny zapis dotyczący wypowiedzenia umowy przez najemcę, np. najemca może wypowiedzieć najem z miesięcznym wyprzedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego. Jeśli chodzi o wynajmującego - co do zasad wypowiedzenia należy przywołać przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów.

Jeśli podpisujemy umowę na czas określony, musimy w UMOWIE zawrzeć możliwość jej wypowiedzenia. Należy również wprost wskazać jej przyczyny (w miarę szczegółowo). Jeśli tego nie zrobimy umowy nie będzie można wypowiedzieć.

Krok 10: podpisy

Umowa najmu, aby była ważna, musi być podpisana własnoręcznie przez obie strony. Nie trzeba jej rejestrować w urzędzie skarbowym; nie płaci się od niej podatku od czynności cywilnoprawnych- opodatkowany jest jednak podatkiem dochodowym, a w przypadku lokali użytkowych także VAT

Uwagi ogólne:

• jeżeli chcemy wynająć mieszkanie na stałe (np. odziedziczyliśmy mieszkanie, którego nie planujemy na razie sprzedać, a w którym nie mieszkamy) zastosowanie mają przepisy o ochronie praw lokatorów: w szczególności w zakresie wypowiedzeń, oraz wysokości i trybu podwyżek czynszu.
• Jeżeli wynajmujemy mieszkanie spółdzielcze (nieważne czy lokatorskie, czy własnościowe) musimy powiadomić spółdzielnię mieszkaniową o wynajmie lokalu jeżeli:
  1. Lokal zmieni przeznaczenie : z mieszkalnego na gospodarczy (np. wynajem pod biuro)
  2. Zmieni się liczba osób korzystających z mieszkania – ma to wpływ na wysokość czynszu.
• Jeżeli chcesz uniknąć kłopotów związanych z podwyżką czynszu ( na zasadach ustawy o ochronie praw lokatorów), stosuj najem na czas określony – np. na rok. Podpisując kolejne umowy możesz dowolnie kształtować czynsz, nie musisz również martwić się długimi okresami wypowiedzenia.