Jak zawrzeć umowę z zarządcą nieruchomości?

Koszt: zależy od zarządcy, oraz wielkości wspólnoty.

Stopień trudności: średni

Krok 1: ustanawiamy zarząd.

Jeżeli mamy już pełną swobodę dotyczącą organizowania wspólnoty mieszkaniowej (np. właściciele lokali mają już większość nad poprzednim właścicielem np. deweloperem), powinniśmy ustanowić zarząd wspólnoty. W tym celu właściciele lokali powinni zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego, w której ustalą sposób zarządzania nieruchomością. Jeśli sposób był ustalony wcześniej (np. w umowach ustanawiających odrębną własność lokalu) właściciele powinni podjąć uchwałę zaprotokołowaną przez notariusza.

W umowie właściciele lokali ustanawiają 2-u osobowy zarząd nad wspólnotą mieszkaniową. Kadencja członków zarządu wyniesie 5 lat od momentu powołania. Wybór członków zarządu dokonywany będzie uchwałą właścicieli.

Dlaczego ?:

Jeżeli wspólnota chciałaby bezpośrednio przekazać zarząd nieruchomości zarządcy, musiała by to robić w formie aktu notarialnego. W konsekwencji wszystkie zmiany umowy wymagały by tej formy- co powodowało by powstawanie kosztów nawet przy niewielkich zmianach, czy podpisywaniu aneksów.

UWAGA: zmiana sposobu zarządzania nieruchomością wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza !

Krok 2: poszukujemy zarządcy.

Szukając zarządcy nieruchomością powinniśmy kierować się kilkoma kryteriami:

• Czy zarządca, bądź osoba pełniąca te obowiązki w spółce zajmującej się zarządzaniem ma odpowiednie uprawnienia (licencję zarządcy – do sprawdzenia na stronie ministerstwa infrastruktury: www.mi.gov.pl), oraz czy posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
• Ilu zarządców zatrudnia i ile wspólnot obsługuje- im więcej wspólnot, tym mniej czasu na prowadzenie naszej.
• Cena… ważne kryterium, ustalmy za jaką kwotę zarządca zgodziłby się na obsługę naszej wspólnoty.
• Fachowcy: sprawdźmy czy zatrudnia: elektryków, ogrodników, hydraulików itp. Jeżeli musi to zlecać innym firmom, może być to droższe, a oczekiwanie na naprawę może potrwać dłużej.
• Sprawdźmy jakie wspólnoty obsługuje i spróbujmy się skontaktować z jej mieszkańcami. Pytajmy czy są zadowoleni z zarządcy.

Krok 3: sporządzamy umowę.

Zarządca zapewne będzie dysponował wzorem umowy. Nie musimy jej jednak bezkrytycznie akceptować, najlepiej dokładnie ją przestudiować i zgłosić poprawki.

Co nas powinno nas interesować w umowie:

• Wysokość wynagrodzenia zarządcy, oraz sposób jej ustalania:
  
  
  • Nie pozwólmy zarządcy na samodzielne kształtowanie wynagrodzenia- poddajmy to pod kontrolę zarządu, lub zgromadzenia właścicieli.
• Zakres obowiązków:
  
  
  • Powinien być szczegółowy, tak aby można było zarządcę rozliczać z wykonanych zadań
  • Powinien zawierać m.in. :
    • Utrzymanie czystości budynku i jego konserwacja (w tym konserwacja infrastruktury technicznej)
    • Przeprowadzanie koniecznych remontów i napraw.
    • Prowadzenie księgowości wspólnoty
    • Prowadzenie bieżących spraw wspólnoty.
• Kontrola nad zarządcą:
  
  
  • Akceptowanie spraw przekraczających zwykły zarząd- uchwałą właścicieli
  • Kontrola nad wydatkami:
    
    
    • Ustalenie miesięcznej kwoty do dyspozycji zarządcy- na bieżące podstawowe wydatki
    • Rozliczanie się w drodze przelewów bankowych – nic w gotówce
    • Kontrola członków zarządu nad dyspozycjami z rachunku wspólnoty: dokonanie przelewów powyżej określonej kwoty powinno wymagać ich zgody. (np. oddzielne konto na wydatki bieżące, drugie na pozostałe, w którym upoważnienie (albo np. hasła w bankowości elektronicznej) posiadaliby członkowie zarządu.)
    • Miesięczne sprawozdania finansowe zarządcy z finansów wspólnoty.
    • Protokół „odbioru” nieruchomości.

      • Przed podpisaniem umowy wspólnota i zarządca powinni sporządzić protokół stanu technicznego budynku oraz terenów otaczających- pozwoli to porównanie różnic przed i po współpracy, oraz oszacować koszty i potrzebę remontów. (pomocne m.in. przy ustalaniu wysokości funduszu remontowego

• Wypowiadanie umowy: okres wypowiedzenia powinien wynosić 3 miesiąc. (unikajmy dłuższych okresów).
• Projekt umowy zarząd powinien poddać pod głosowanie właścicieli lokali- tym samym wyrażając ewentualną zgodę na powierzenie zarządu nieruchomością (jest to sprawa przekraczająca zwykły zarząd- wymaga zgody właścicieli)

Umowa musi mieć formę pisemną. Nie jest wymagany akt notarialny !

Krok 4. Podpisanie umowy

Umowę podpisują członkowie zarządu zgodnie z obranymi zasadami (przy czym jeśli jest więcej niż 1 członek, oświadczenie musi złożyć łącznie dwóch). Załącznikiem do umowy powinna być:

- uchwała członków wspólnoty o wyrażeniu zgody na przekazanie zarządu nieruchomością i udzieleniu pełnomocnictwa

- protokół stanu nieruchomości.

Po ustanowieniu zarządcy, zarząd wspólnoty nie „znika” , jego funkcje natomiast powinny być ograniczone do kontroli poczynań zarządcy, a co za tym idzie ich wynagrodzenie powinno być raczej symboliczne i odpowiadające nakładowi pracy.

Uwagi ogólne:

+ zarządca zdejmuje z właścicieli obowiązki związane z użytkowaniem części wspólnej budynku

+zapewnia mniej więcej te same usługi co spółdzielnia mieszkaniowa

+prowadzi księgowość wspólnoty i ewidencję lokali

+ zajmuje się zarządem profesjonalnie i ma do tego potrzebne zezwolenia i kwalifikacje

- kosztuje zdecydowanie więcej niż zarząd własny.