Obowiązek dokumentacyjny spoczywający na wspólnocie mieszkaniowej

Dokumentacja prowadzona przez wspólnotę mieszkaniową

Tytułem wstępu należy wskazać, że wspólnota mieszkaniowa to jednostka organizacyjna, która nabywa prawa i zaciąga zobowiązania. W tym celu przechowuje ona ważną dokumentację statutowo-organizacyjną, potwierdzającą dokonanie pewnych czynności. W związku z tym zobowiązana jest ona do przechowywania oraz sporządzania dokumentacji statutowo-organizacyjnych, które dotyczą przede wszystkim wzajemnych relacji pomiędzy członkami wspólnoty mieszkaniowej a wspólnotą mieszkaniową, a także między wspólnotą mieszkaniową a osobami trzecimi.

Zobacz także serwis: Podatki

Dokumenty statutowe wspólnoty mieszkaniowej

W ramach prowadzenia przez wspólnotę mieszkaniową dokumentacji statutowej sporządzane są protokoły ze spotkań członków wspólnoty mieszkaniowej, dokumenty zaskarżające uchwały danej wspólnoty mieszkaniowej oraz wszelkie uchwały podejmowane przez daną wspólnotę mieszkaniową.

W danej wspólnocie mieszkaniowej właściciele lokali zawierają różne porozumienia w kwestii rozliczania kosztów w związku z korzystaniem z nieruchomości wspólnej, a także w zakresie korzystania z nieruchomości wspólnej, wyznaczenie podmiotu z pośród członków wspólnoty, prowadzącego i odpowiedzialnego za wszelką dokumentację finansową wspólnoty mieszkaniowej oraz powierzenie kompetencji zarządcy nad nieruchomości wspólną. Tego typu porozumienia przeważnie są stosowane w małych wspólnotach mieszkaniowych.

W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych (powyżej siedmiu lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych) występują dokumenty o istotnym znaczeniu organizacyjnym. W ramach takiej wspólnoty członkowie wspólnoty powinni na spotkaniu organizacyjnym ustalić wysokość kosztów oraz innych opłaty związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Członkowie powinni także ustalić zarządcę, który będzie działał w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej.

Dokumenty organizacyjne wspólnoty mieszkaniowej

W ramach prowadzenia dokumentacji organizacyjnej wspólnoty mieszkaniowej podejmowane są uchwały wspólnoty, których podstawowym celem jest ustalenie rozliczenia kosztów mediów. Jest to istotna kwestia, gdyż właściciele lokali mieszkalnych na bieżąco korzystają z usług mediów (usług telefonicznych i radiowych, usług dostarczania energii elektrycznej, gazu, usługi w zakresie wywozu nieczystości, ścieków i in.). Uchwały podejmowane przez wspólnotę mieszkaniową mają na celu ustalenie, czy usługi powyżej wskazane będą dostarczane do nieruchomości, czyli do wyodrębnionych lokali, czy może do nieruchomości wspólnej.

Wspólnota mieszkaniowa zobowiązana jest przechowywać wszelkie umowy z tytułu dostarczanych usług do wspólnoty oraz innych rozliczeń dokonywanych pomiędzy wspólnotą mieszkaniową a właścicielami poszczególnych lokali mieszkalnych.

Zobacz także serwis: Najem

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane – (Dz.U. z 1 września 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.).