Jak prowadzić kalendarz spotkań?

Kalendarz spotkań ułatwia nam planowanie i organizację dnia. Pamięć bywa zawodna, ale jeżeli mamy małą ściągawkę, a przede wszystkim, wiemy jak ją przygotować – wszystko powinno chodzić jak dobrej klasy zegarek. Do stworzenia kalendarza spotkań możemy wykorzystać komputer, zwykły kalendarz lub teczki terminarzowe. Wszystko zależy od tego, co najlepiej się sprawdzi w naszym wypadku.

Spotkania powtarzane

W kalendarzu warto zanotować  spotkania powtarzane czyli takie, które odbywają się codziennie lub co jakiś czas – na przykład: spotkania dyrekcji lub zarządu. Warto również zaplanować czas na przeglądanie korespondencji, przyjmowanie interesantów, wyjazdy służbowe itp.

Opracowanie tygodniowego planu pozwoli nam na szybsze działanie i bardziej efektywną pracę. Musimy wyliczyć czas na określone zajęcia i zanotować je pod odpowiednią godziną. Wszystko po to, aby pracowało się lepiej i sprawniej.

System skrótów i kolor

W celu łatwego, przejrzystego i szybkiego prowadzenia kalendarza spotkań, warto opracować własny system skrótów. Najczęściej notuje się jedynie pierwsze litery planowanych zadań, np.: spotkanie – spt., zebranie – zebr. Itp.

Notując informację o spotkaniu zawsze zapisujemy nazwiska osób, z którymi jesteśmy umówieni, a także cel planowanej rozmowy.  Sam skrót to za mało.

Dla ułatwienia i oznaczenia zadań pilnych i innych możemy dane zdarzenia wyróżnić odpowiednim kolorem,np. dla zadań bardzo ważnych wybieramy kolor czerwony, dla wyjazdów służbowych kolor zielony, a dla spotkań zarządu niebieski itp.

Takie oznaczenia w kalendarzu pozwolą na szybsze zorientowanie się, co należy wykonać w pierwszej kolejności każdego dnia, a co można odłożyć na później.

Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem, które przyczynia się do naszej skuteczności i organizacji, nie jest bynajmniej rzeczą łatwą. Odpowiednie gospodarowanie czasem pozwala osiągnąć zamierzony cel i prowadzi nas do sukcesów. Kalendarz spotkań i czasu pracy to rzecz niezbędna, aby nie pogubić się w codziennych obowiązkach i dopiąć wszystko na ostatni guzik.

Oczywiście może się zdarzyć, że czegoś nie zdążymy wykonać, chociaż mieliśmy to zaplanowane na konkretni dzień i godzinę. W takim przypadku należy daną sprawę przenieść na dzień następny i na przykład oznaczyć kolorem czerwonym jako pilną do wykonania.

Do kalendarza spotkań warto również wpisywać wszystkie ustalone terminy od razu. Nie czekać na lepszy moment, bo może się okazać, że o nim zapomnimy. Sprawy, które nie zostały ostatecznie uzgodnione – czekają na ostateczną decyzję – również warto notować, ale ołówkiem. W przyszłości możemy zawsze nanieść konieczne zmiany. Spotkania i terminy, które zostały wykonane – skreślamy.

Ważne jest również to, aby do kalendarza spotkań zaglądać codziennie.

Zobacz także: Szklane pieczątki – elegancki dodatek do gabinetu

Zobacz także: Jak zaaranżować miejsce spotkań w biurze?