System archiwizacji danych – elektroniczny, czy tradycyjny druk?

Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z elektronicznych systemów obiegu i archiwizacji danych. W wielu dziedzinach z powodzeniem przejmują one  funkcje jaką dotąd pełniły dokumenty drukowane. Tradycyjny druk wciąż jednak jest niezastąpiony i znajduje nowe zastosowania.

Dokumenty papierowe jeszcze kilka lat temu zdecydowanie dominowały nad elektronicznymi. Dziś w wielu firmach ta różnica nie jest już aż tak widoczna. Digitalizacja przyczyniła się do znacznego obniżenia kosztów druku i pozwoliła wielu przedsiębiorstwom na wdrożenie nowych metod obiegu informacji. W dobrze dobranym modelu obiegu danych dokumenty elektroniczne i drukowane wzajemnie się uzupełniają.

Jak wynika z najnowszego raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, w polskich firmach marnowanych jest ponad 8 proc. wszystkich wydruków, najwięcej w przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 250 pracowników. Tam odsetek ten przekracza 13 proc. Rocznie oznacza to stratę ok. 5,5 miliarda kartek! Skala marnotrawstwa jest więc ogromna, nic więc dziwnego, że przedsiębiorstwa starają się temu zaradzić chociażby poprzez wdrażanie elektronicznych systemów obiegu informacji. Z tych samych badań wynika, że już w blisko połowie firm procedury administracyjno-biurowe realizowane są całkowicie elektronicznie, bez wykorzystania papieru. Najczęściej w przedsiębiorstwach usługowych oraz handlowych. Odpowiednie aplikacje dostępne na rynku np. Konica Minolta SmartScan, pozwalają na szybką zamianę papierowych dokumentów  na przeszukiwalne pliki elektroniczne oraz ich łatwe archiwizowanie i późniejsze odszukiwanie poprzez wykorzystanie słów kluczowych.  

- W porównaniu z tradycyjnymi metodami pozwala to na znaczne skrócenie czasu dotarcia do informacji i łatwiejsze odszukiwanie różnego rodzaju faktur czy umów – wyjaśnia  Rafał Śliwiński, Kierownik Produktu ds. Oprogramowania Konica Minolta Business Solutions Polska. – Nic więc dziwnego, że firmy zapowiadają rozszerzanie skali elektronicznego obiegu dokumentów i oczekują dalszego usprawnienia procesów księgowych oraz logistycznych.

Choć coraz więcej dokumentów jest digitalizowanych, to równocześnie, według oceny specjalistów Konica Minolta, wzrasta ilość materiałów drukowanych. To zasługa technologii cyfrowej i obniżenia kosztów druku.  Dzięki temu przygotowanie materiałów kolorowych jeszcze nigdy nie było tak tanie i dostępne dla tak wielu odbiorców. Przygotowanie kolorowego katalogu, wydanie broszury lub książki na wysokim poziomie edytorskim nie wymaga już dziś wielkich nakładów finansowych. Można je wydawać w niewielkich nakładach dla małych grup odbiorców. Coraz więcej małych firm korzysta więc z tej możliwości. Papier wciąż pozostaje atrakcyjnym nośnikiem reklamowym, a  możliwości jego wykorzystania w różnorodnych, personalizowanych kampaniach są coraz większe. Także wielkie bilbordy reklamowe nie znikną z ulic miast, a ich rola w kampaniach reklamowych jest nie mniejsza niż kilka lat temu.

W wielu dziedzinach papier wciąż pozostaje niezastąpiony. Choć wszyscy już od dawna korzystają z elektronicznych biletów lotniczych, to przed wejściem do samolotu osoby nieposiadające smartfonów wciąż muszą przedstawić papierową kartę pokładową (pozostali mogą pokazać kod QR dla zamówienia na swoim smartfonie). Tu niewiele można zmienić. Podobnie jest z biletami na pociąg i do kina, które wciąż drukowane są na papierze. Także ilość informacji, które są archiwizowane przez przedsiębiorstwa ciągle rośnie, wynika to m.in. z przepisów skarbowych, które nakazują przechowywanie wielu dokumentów transakcyjnych w wersji papierowej. Nic więc nie wskazuje na to, żeby papier szybko przeszedł do historii. Wręcz przeciwnie, w wielu segmentach rynku jego rola nadal będzie rosła.

Zobacz także:  Notebook czy komputer stacjonarny?

Zobacz także:  Drukarka – szeroki wybór, ale którą wybrać?

Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.