Jak obniżyć koszty wynajmu biur

• Wyższe koszty wynajmu biur
• Koszty wynajmu biur  - czy można obniżyć koszty energii?
• Konsolidacja umów i usług
• Koszty marketingowe mają wpływ na koszty wynajmu biur 

Wyższe koszty wynajmu biur

Pierwsze miesiące 2023 roku przyniosą rozliczenia tegorocznych opłat serwisowych. Nastąpi kalkulacja kosztów operacyjnych na kolejny rok, za którą pójdzie indeksacja stawek czynszowych. Najemcy muszą liczyć się ze wzrostem kosztów, zarówno w przypadku kontraktowania nowej powierzchni, jak i renegocjacji warunków aktualnych umów. Do wyższych stawek czynszowych, które widoczne są już w Warszawie, dojdą podwyżki opłat serwisowych.

Właściciele budynków mogą jednak w pewnym stopniu wpłynąć na ich wysokość, optymalizując koszty utrzymania nieruchomości. Z kolei firmy mogą przyjrzeć się temu, czy w budynku, w którym decydują się ulokować biuro istnieje plan obniżenia opłat za usługi. Przeanalizować pomysły wynajmującego w zakresie dokonania redukcji cen usług, które składają się na koszty eksploatacyjne. – To bardzo istotna kwestia, zarówno dla właścicieli, jak i najemców biur w kontekście zachodzących zmian gospodarczych. Obie strony powinny otwarcie komunikować się w tej kwestii, aby mieć wiedzę i przekonanie, że wszystkie wydatki mają ekonomiczne uzasadnienie – komentuje Maksymilian Sobczak, Associate Director, Office Agency w Avison Young.

Koszty wynajmu biur  - czy można obniżyć koszty energii?

Istotną część kosztów eksploatacyjnych stanowi energia, dlatego szczególnie doceniane są teraz rozwiązania energooszczędne, pozwalające obniżyć koszty. ¬– W rozmowie z wynajmującym lub jego agentem najemca może dowiedzieć się, jakie inicjatywy dotyczące efektywności energetycznej są planowane, jakie korzyści przyniosą w przyszłości i na ile sprawniej pozwolą zarządzać zużyciem energii – sugeruje Maksymilian Sobczak.

Wzrost cen energii może bowiem zostać w dużej mierze zniwelowany poprzez redukcję jej zużycia. Może ją przynieść m.in. wykorzystanie w biurowcach oświetlenia LED i czujników ruchu na podczerwień (PIR). W czasie mniejszej aktywności najemców automatycznie obniżany jest poziom wydajności centrali wentylacyjnych i urządzeń klimatyzacyjnych. Te pozornie niewielkie zmiany mogą przynieść bardzo zadowalające efekty.  

Konsolidacja umów i usług

Zarówno właściciele, jak i najemcy mogą także skorzystać na analizie umów, które zapewne zawierane były z dostawcami mediów oraz usługodawcami oddzielnie, w różnym czasie. Warto regularnie sprawdzać, czy wszystkie koszty usług odzwierciedlają odpowiedni stosunek wartości do ceny. Konsolidacja dostawców usług w obszarze Facility Management przyniosła w ostatnim czasie właścicielom budynków oszczędności, ale jak dotąd niewielu z tej opcji skorzystało. Jeśli istnieje możliwość konsolidacji wielu usług u jednego dostawcy, wynegocjowany koszt może być bardziej atrakcyjny, a wynikająca z niego oszczędność znacząca. Dodatkowo, zawartych umów jest mniej, a lepiej dopasowane KPI to także oszczędność czasu i kosztów dla wynajmującego i najemcy.

Koszty marketingowe mają wpływ na koszty wynajmu biur 

Na wysokość opłat serwisowych składają się również koszty związane z marketingiem nieruchomości. W biurowcach wydatki te służą obecnie głównie przyciągnięciu pracowników do powrotu do biur. Również różnego rodzaju wydarzenia czy aktywności, organizowane w biurowcu mogą się do tego przyczynić, jednocześnie dobrze pozycjonując budynek i jego lokalizację.

– Choć najemcy mogą czerpać bezpośrednie korzyści z takich inicjatyw, warto sprawdzić, jak duży wpływ na produktywność konkretnych firm mają podejmowane działania marketingowe czy inicjowane eventy. Z punktu widzenia wynajmującego, dobrze jest dbać o wysoki poziom zadowolenia najemcy, ponieważ koszty związane ze zmianą najemcy są relatywnie wysokie – mówi Maksymilian Sobczak.

Źródło: Avison Young