Modele organizacji pracy biurowej: satelitarny, agory, hybrydowy, zdalny, stacjonarny

Sześć modeli organizacji pracy biurowej

W dniu 22 października 2021 r., podczas jubileuszowej edycji Europejskiego Forum Nowych Idei, odbyła się premiera poradnika „W biurze 2022”, przygotowanego pod auspicjami PINK - Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych we współpracy z Polityka Insight. Ma on wspierać przedsiębiorców w odnalezieniu najlepszego dla ich organizacji modelu pracy w obliczu pełzającej pandemii oraz nowych, wyższych potrzeb i oczekiwań wobec bezpieczeństwa przebywania w większych skupiskach ludzi.
Poradnik ten przedstawia możliwe scenariusze pracy w najbliższej przyszłości, prezentuje sześć idealno-typowych modeli organizacji pracy pod kątem odpowiedniego wykorzystania przestrzeni ze wskazaniem na ich wady i zalety a także podpowiada, jakiego typu firmy mogą z powodzeniem z nich skorzystać oraz o co warto zadbać, aby praca była efektywna i wydajna. Jego ważnym elementem jest przedstawienie konkretnych działań, które w sposób realny wpłyną na poprawę standardów i warunków pracy w biurze niezależnie od przyjętego modelu oraz sytuacji pandemicznej w kraju.

- Procesy i formy powrotu do pracy stacjonarnej w trakcie trwającej wciąż pandemii to wyzwanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Wiążą się one ze zmianami w obszarze organizacyjnym i prawnym oraz z koniecznością zagwarantowania podwyższonego bezpieczeństwa w miejscu pracy. Widząc, jak pandemiczna rzeczywistość zmieniła nasze przyzwyczajenia i wymagania dotyczące pracy biurowej, postanowiliśmy zbadać ten temat na wielu poziomach. I tak powstał poradnik zawierający zestaw wskazówek dla osób zarządzających różnego rodzaju organizacjami, który podpowiada, jak przygotować się do powrotu do biura, jaki model wybrać oraz wskazuje dobre przykłady tego, jak robią to inni – wyjaśnia Agnieszka Hryniewiecka – Jachowicz, Dyrektor Operacyjny Stowarzyszenia PINK.

Model stacjonarny

Za powrotem do pracy w pełni stacjonarnej przemawia potrzeba odbudowy relacji nieformalnych w zespołach, które ucierpiały szczególnie w czasie kolejnych lockdownów.  To właśnie one wnoszą ogromną wartość dla zwiększenia przepływu informacji w firmie i pobudzenia kreatywności pracowników. Model powrotu do pracy stacjonarnej w pełnym zakresie będą preferowały przede wszystkim firmy działające w stabilnym otoczeniu biznesowym, nastawione na powtarzalne procesy.

Model hybrydowy (regulowany)

W modelu hybrydowym regulowanym pracodawca definiuje to, kto i w jakie dni pracuje z biura. Zadania kluczowe oraz wymagające kooperacji są wykonywane w biurze, natomiast praca samodzielna odbywa się zdalnie. Ten model sprawdzi się najlepiej w przedsiębiorstwach działających projektowo.

Model hybrydowy (swobodny)

Nieuregulowana praca hybrydowa była, obok pełnej pracy zdalnej, podstawowym modelem stosowanym przez wiele firm w Polsce. Tu każdy pracownik samodzielnie podejmuje decyzje, kiedy i jak często chce pracować z biura, dopasowując model do swoich organizacyjnych możliwości pracy zdalnej, poczucia bezpieczeństwa czy typu osobowości. Dla wielu pracowników w ostatnim czasie była to najbardziej atrakcyjna forma wykonywania zadań. Model ten najlepiej sprawdzi się w małych i średnich firmach o płaskiej strukturze korporacyjnej.

Model satelitarny

To jeden z dwóch modeli, które zostały wymyślone w odpowiedzi na zmiany w charakterze i bezpieczeństwie pracy, które wywołała pandemia. Jego kwintesencją jest to, że pracownicy wykonują swoje zadania w małych biurach rozlokowanych blisko miejsca zamieszkania. Może stanowić wyzwanie dla pracodawców, ponieważ wymaga szczegółowego rozplanowania i efektywnej struktury organizacyjnej, bez której może okazać się bardzo kosztowny w wymiarze osobowym i finansowym. Model ten sprawdzi się jednak najlepiej w dużych firmach, działających na ternie większych aglomeracji miejskich.

Model agory

Model agory jest drugim nowym modelem organizacji pracy, który ma na celu połączenie korzyści z wykonywania zadań zdalnie z wartością dodaną osobistych spotkań w ramach zespołów. Mowa tu o tzw. agoryzacji przestrzeni biurowej. Firma posiada w nim własną siedzibę, jednak jest ona wyłącznie miejscem spotkań zespołów, organizacji wydarzeń integracyjnych i spotkań z klientami. Model ten dobrze sprawdzi się w firmach, które pracują głównie projektowo, zadania wymagają kreatywnego, nowatorskiego myślenia oraz dużego nakładu na kreację swojego wizerunku.

Model zdalny

Przyjęcie modelu pracy zdalnej zakłada, że wszystkie spotkania zespołowe odbywają się za pośrednictwem platform online. Pracownik ma niemal nieograniczoną dowolność w organizowaniu swojej codziennej pracy, zarówno w kontekście wykonywanych zadań, jak i tworzenia własnego stanowiska oraz jego lokalizacji na świecie. Model ten sprawdza się prawie wyłącznie w małych firmach pracujących w trybie zadaniowym, o dużej rotacji kadrowej, bazującej na pracy osób zatrudnionych do konkretnych projektów.

Na łamach poradnika eksperci z kilku obszarów: zdrowia psychicznego, medycyny pracy, projektowania wnętrz, trendów i prawa pracy przeanalizowali to, jak pandemia wpłynęła na życie pracowników i ich rodzin, firm i korporacji oraz jakie doświadczenia na kolejne lata można wyciągnąć z długiego okresu pracy zdalnej w czasie pandemii.

Do tego co było już nie ma powrotu, świat pędzi ku nowemu

- Fuzja funkcji budynków rozpoczęła się już i trwa, czego świadectwem są przedstawione w raporcie warianty organizacji pracy, od tradycyjnego modelu charakterystycznego dla społeczeństw industrialnych XX w., zwanego stacjonarnym, aż po model całkowicie zdalny. Jak zwykle, diabeł tkwi w szczegółach i dlatego najbardziej inspirujące przez swój potencjał transformacyjny są modele pośrednie, takie jak agora czy model satelitarny. Możemy spodziewać się, że w strategiach życia biurowego najbliższych lat właśnie innowacje w modelach pośrednich będą polem najciekawszych rozwiązań, stąd prognozy, że czeka nas już nie jeden dominujący ustrój biurowy, lecz wiele – ocenia Kacper Nosarzewski, partner w firmie foresightowej 4CF, członek zarządu Polskiego Towarzystwa Studiów nad Przyszłością.

Otwarcie na nowe potrzeby magnesem dla pracowników

- Moim zdaniem praca w biurze traktowanym jako przyjazna i kreatywna przestrzeń może wzmacniać wewnętrzną motywację, potrzebę rozwoju oraz wspierać budowanie dobrostanu. Wówczas staje się ona alternatywą dla pracy zdalnej, a wręcz jej wzbogaceniem o inne doznania. Obecność w biurze przygotowanym z większą dbałością i ważnością daje różnorodne możliwości trybu pracy, stymulując kreatywność i innowacyjność. Elastyczne operowanie przestrzenią, możliwość personalizacji i dopasowywania tego co dookoła do konkretnych projektów realizowanych przez firmę może pozwolić na stworzenie miejsca, do którego pracownik chce przychodzić – wyjaśnia Dorota Minta, psycholog, psychoterapeutka.

Design biura? Jak skóra – niewyczuwalnie sklejony z organizacją

 - Niemal każdy ma dziś teorię, jak najefektywniej zorganizować pracę w post-covidowym świecie. Firmy jednak nie są identyczne, dlatego rekomenduję, aby nie oglądać się przesadnie na innych, a przede wszystkim uważnie przyjrzeć się sobie i własnej organizacji. W przypadku większych organizacji, preferencje różnych cząstek firmy rozrzucone będą po całej osi - od pracy zdalnej, przez wszelkie formy hybrydy, aż do pełnego powrotu do biur. Dobra wiadomość jest taka, że w przypadku designu to się w ogóle nie wyklucza. Design powinien być jak skóra- niewyczuwalnie skleić się z nową formą organizacji i sprawić, że nowy sposób funkcjonowania firmy będzie miał w nim swoje naturalne miejsce – tłumaczy Katarzyna Miastkowska, architekt, projektantka nowoczesnych wnętrz biurowych.

Postcovidowe standardy bezpieczeństwa w biurach istotnym stymulatorem zmniejszenia zachorowań w miejscu pracy

- W biurach podnosi się dziś standardy bezpieczeństwa np. zwiększając odstępy pomiędzy biurkami, wydzielając dodatkowe powierzchnie dla grup pracujących w systemie rotacyjnym, czy wdrażając rozwiązania bezdotykowe w ciągach komunikacyjnych. To wszystko, mając w perspektywie przedłużającą się pandemię, czy sezonowo występujące okresy nasilonego zachorowania na choroby wirusowe, np. grypy, może w istotny sposób zmniejszać ryzyko rozpowszechniania się wszelkich infekcji, co w połączeniu z większym komfortem pracy i życia pracownika oraz zapewnieniem ciągłości pracy wydaje się być znakomitym rozwiązaniem – komentują prof. dr. hab. Jolanta Walusiak-Skorupa i prof. dr hab. Marta Wiszniewska z Instytutu Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera.

Nic o pracowniku, bez pracownika

 - Należy przygotować się do sytuacji, w której zarówno praca zdalna jak i jej zmiana na pracę stacjonarną lub hybrydową będzie wymagać zgody pracownika. Aktualne, bardzo elastyczne przepisy, z istoty swej o ograniczonym czasie obowiązywania, dają niepowtarzalną możliwość sprawdzenia różnych rozwiązań w tym zakresie i to bez konieczności dokonywania zmian warunków umów o pracę. Jak skłonić pracownika do pracy zdalnej, jak go przekonać do powrotu do pracy stacjonarnej? Na te pytania już musimy szukać odpowiedzi. Ustawodawca nie da nam takiego luzu decyzyjnego jaki mamy dzisiaj – podkreśla Grzegorz Orłowski, Radca Prawny w Orłowski-Patulski-Walczak.

Inicjatywę powołała do życia grupa kilkunastu firm z branży nieruchomości, które po raz pierwszy w historii połączyły siły by dać wsparcie swoim partnerom biznesowym. Wśród nich są takie firmy jak: Capital Park, CBRE, Colliers, CPI Property Group, Cushman & Wakefield, ECHO Investment, Ghelamco, Globalworth, GTC, HB Reavis, IMMOINANZ, JLL, Karimpol Group of Companies, Knight Frank, Savills, Skanska, Vastint, chcąc wspólnie wypromować ideę bezpiecznego powrotu pracowników do biur, mając na względzie aktualną sytuację pandemiczną w kraju, opracowała poradnik zawierający zestaw zaleceń dla pracowników i pracodawców do stosowania w sytuacji „pełzającej pandemii COVID-19” oraz szereg rekomendacji, jak pomóc firmom w sprawnym powrocie z pracy w domu do biura.

Cały poradnik dostępny pod linkiem: https://wbiurze2022.pl

***

Stowarzyszenie Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych PINK to grupa reprezentująca deweloperów, inwestorów, usługodawców sektora nieruchomości komercyjnych w środowisku gospodarczym, politycznym i społecznym. Stowarzyszenie chce mieć wpływ na działania legislacyjne, które dotyczą jego członków. Współpracując z innymi organizacjami chce promować dobre standardy działania rynku nieruchomości komercyjnych poprzez stworzenie swoim członkom platformy wymiany wiedzy, kontaktów i możliwości biznesowych.