Stopień trudności: niski.
Koszt : -
Wymagane dokumenty: brak
Forma: pisemna
Krok 1: informacje wstępne
Sporządzanie umowy rozpoczynamy od wskazania miejsca oraz daty jej zawarcia.
Następnie w umowie musimy umieścić dane stron wynajmującego(wynajmujących) i najemcy (najemców).
W przypadku osób fizycznych podajemy następujące dane:
- Imię (imiona) oraz nazwisko
- Numer pesel
- Numer i serię dowodu osobistego
- Adres zamieszkania
Jeżeli wynajmującym jest przedsiębiorca:
- Firmę
- Siedzibę
- Numery NIP i REGON
- Numer z rejestru przedsiębiorców KRS, lub ewidencji działalności gospodarczej.
- Osoby upoważnione do reprezentacji: czy to z racji pełnionych funkcji (np. członków zarządu, czy prokurentów) czy pełnomocnictwa.
Wynajmujący powinien określić jakim prawem do lokalu dysponuje: np. własnością odrębnego lokalu, czy którymś z praw spółdzielczych. Pamiętaj też, żeby na umowie znaleźli się i ją podpisali wszyscy wynajmujący i najemcy.
Krok 2: przedmiot umowy
Następnie musimy określić przedmiot umowy- czyli opisać wynajmowane mieszkanie. W szczególności wskazujemy:
- adres lokalu,
- jego powierzchnię,
- liczbę pomieszczeń,
- kondygnację, na której się znajduje.
- Numer księgi wieczystej jeśli go posiada.
- Nazwę spółdzielni mieszkaniowej jeśli znajduje się w jej zasobach.
- Określenie miejsca parkingowego oraz/lub piwnicy jeśli zamierzamy je udostępnić wraz z mieszkaniem.
Krok 3: protokół techniczny.
Protokół powinien stanowić załącznik do umowy. Strony określają w nim stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji, urządzeń, mebli. Protokół staje się istotny w momencie wygaśnięcia umowy najmu i wzajemnych rozliczeń po opróżnieniu lokalu (jest m.in. podstawą do potrącenia kosztów remontu z kaucji).
Krok 4: długość trwania umowy.
Umowę najmu można zawrzeć w dwóch terminach: na czas określony (np. 2 miesiące, czy do 01.06.2009r.), lub na czas niekreślony (bez terminu zakończenia najmu).
Umowa na czas określony jest wygodniejsza dla wynajmującego: wygasa sama, nie trzeba jej wypowiadać. W przypadku umowy na czas nieokreślony jedynym sposobem jej zakończenia jest wypowiedzenie umowy przez którąś (bądź obie) stronę umowy. Z uwagi na ustawę o ochronie praw lokatorów może to być utrudnione.
Rodzaj umowy wybierajmy więc według potrzeb najemcy i wygody wynajmującego. Jeżeli np. najemcą ma być student, sporządźmy umowę na czas określony (np. 01.10.07- 15.07.08) z możliwością jej przedłużenia na kolejne okresy (np. kolejny rok akademicki) w drodze aneksów.
Krok 5: czynsz
Jedną z najważniejszych kwestii umowy najmu jest określenie czynszu. Aby skutecznie tego dokonać należy wskazać:
- Kwotę ( w złotych, lub w równowartości określonej wysokości innej waluty, w oparciu o kurs średni NBP w dniu zapłaty) określoną cyframi i słownie.
- UWAGA na zmiany kursu walut.
- Termin płatności (np. do 15 każdego miesiąca)
- Sposób płatności: w gotówce czy na rachunek bankowy.
Jeśli umowa dotyczy najmu okazjonalnego, lub najmu lokalu użytkowego, strony mogą określić, jak często i w jakiej wysokości dopuszczalna jest podwyżka czynszu
W innym przypadku zmiana wysokości czynszu podlega ustawie o ochronie praw lokatorów. Możemy w umowie wskazać odesłanie do ustawy w tym zakresie.
Krok 6: kaucja
Zawarcie umowy można uzależnić od wpłacenia kaucji zwrotnej w wysokości do 12-o krotności czynszu. Zwracając kaucję, wynajmujący stosuje ten sam mnożnik, jednak uwzględnia czynsz w wysokości na dzień zakończenia najmu (nie mniej jednak niż pierwotna kaucja)
Czynsz: 1000 zł. Kaucja: 3x czynsz = 3000. Wypowiedzenie. Czynsz po podwyżce -1200 zł. Zwrot kaucji w wysokości 3x1200 = 3600 zł.
Wynajmujący może zastrzec sobie odpowiednie potrącenie z kaucji kosztów, wynikłych ze zniszczeń spowodowanych przez najemcę.
Krok 7: opłaty
Strony powinny ustalić, jakie opłaty będzie ponosił najemca, a jakie wynajmujący. Innymi słowy czy czynsz będzie w sobie zawierał już opłaty za: Internet, c.o., wodę itp. Należy w umowie wyraźnie rozgraniczyć zakres ponoszonych opłat przez najemcę i wynajmującego.
Dla rozliczających się ryczałtowo najwygodniejsze jest przerzucenie jak największej ilości opłat bezpośrednio na na najemcę. Im mniej będzie nam przekazywał pieniędzy (z których część przecież i tak musielibyśmy przeznaczyć na opłaty) tym mniejszy zapłacimy podatek.
Krok 8: prawa i zobowiązania
Strony w umowie mogą zawrzeć dodatkowe zobowiązania dotyczące wynajmowanego lokalu. Mogą np. przyjąć, że po zakończeniu najmu najemca zobowiązany jest lokal pomalować albo np. że właściciel może sprawdzić stan lokalu w określonym terminie w obecności najemcy. Innym warunkiem może być wyeksponowanie konieczności zgody wynajmującego na podnajęcie całości lub części (np. pokoju) mieszkania.
Krok 9: wypowiedzenie
Zasady wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego w stosunku do wynajmującego regulują przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, a w stosunku do najemcy - przepisy kodeksu cywilnego. Oznacza to, że w umowie może znaleźć się dowolny zapis dotyczący wypowiedzenia umowy przez najemcę, np. najemca może wypowiedzieć najem z miesięcznym wyprzedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego. Jeśli chodzi o wynajmującego - co do zasad wypowiedzenia należy przywołać przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów.
Jeśli podpisujemy umowę na czas określony, musimy w UMOWIE zawrzeć możliwość jej wypowiedzenia. Należy również wprost wskazać jej przyczyny (w miarę szczegółowo). Jeśli tego nie zrobimy umowy nie będzie można wypowiedzieć.
Krok 10: podpisy
Umowa najmu, aby była ważna, musi być podpisana własnoręcznie przez obie strony. Nie trzeba jej rejestrować w urzędzie skarbowym; nie płaci się od niej podatku od czynności cywilnoprawnych- opodatkowany jest jednak podatkiem dochodowym, a w przypadku lokali użytkowych także VAT
Uwagi ogólne:
- jeżeli chcemy wynająć mieszkanie na stałe (np. odziedziczyliśmy mieszkanie, którego nie planujemy na razie sprzedać, a w którym nie mieszkamy) zastosowanie mają przepisy o ochronie praw lokatorów: w szczególności w zakresie wypowiedzeń, oraz wysokości i trybu podwyżek czynszu.
- Jeżeli wynajmujemy mieszkanie spółdzielcze (nieważne czy lokatorskie, czy własnościowe) musimy powiadomić spółdzielnię mieszkaniową o wynajmie lokalu jeżeli:
- Lokal zmieni przeznaczenie : z mieszkalnego na gospodarczy (np. wynajem pod biuro)
- Zmieni się liczba osób korzystających z mieszkania – ma to wpływ na wysokość czynszu.
- Jeżeli chcesz uniknąć kłopotów związanych z podwyżką czynszu ( na zasadach ustawy o ochronie praw lokatorów), stosuj najem na czas określony – np. na rok. Podpisując kolejne umowy możesz dowolnie kształtować czynsz, nie musisz również martwić się długimi okresami wypowiedzenia.