Zebranie ogółu właścicieli lokali w czasie pandemii
W przestrzeni publicznej coraz częściej słychać o problemie niezwoływania corocznych zebrań we wspólnotach mieszkaniowych. Jak zaznacza Aldona Międlar, prawnik z Kancelarii Ars Aequi, taki stan utrzymuje się od 2020 roku i prawo niestety na to pozwala. Jednak bierność zarządów może się wiązać z poważnymi utrudnieniami i paraliżować inwestycje czy nawet kwestie związane z bieżącym utrzymaniem budynków. Ekspert zaznacza, że właściwie zebranie wszystkich właścicieli lokali powinno odbyć się co najmniej raz w roku i nie później niż w pierwszym kwartale kolejnego roku. Zwołanie go jest obowiązkiem zarządu lub zarządcy.
– Aktualnie obowiązuje art. 90 ustawy z dnia 31 marca 2020 roku o zmianie tzw. ustawy covidowej. Jeżeli ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu epidemii, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Z uwagi na to, że stan ten cały czas obowiązuje, wiele wspólnot nie zorganizowało corocznych zebrań. Powołując się właśnie na ten przepis – komentuje Kinga Malcher, starszy prawnik w M. Krotoski Adwokaci i Radcy Prawni.
Jak informuje Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, co do zasady roczne zebrania powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Nie ma jednak przeszkód, aby zainteresowane wspólnoty, stosownie do możliwości technicznych, przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej. W różnych okresach 2020 roku przepisy rozporządzeń Rady Ministrów umożliwiały organizowanie zebrań, w tym m. in. przez wspólnoty mieszkaniowe.
– Niezorganizowanie zebrania, kiedy pozwalały na to przepisy, mogło wynikać ze złej woli, ale również z różnych stanów prawnych w poszczególnych okresach 2020 roku i braku wiedzy zarządów w tej kwestii. Trudno jednoznacznie to oceniać. To powinno być analizowane w odniesieniu do konkretnej sytuacji. Niemiej jednak problem istnieje – podkreśla adwokat Mateusz Radomyski z Capital Legal.
Natomiast adwokat Adam Bajkowski zaznacza, że rozporządzenia dopuszczały możliwość spotkań 5, innym razem 50, a w szczytowym momencie nawet 150 osób. Jednak nigdzie nie odwoływały się wprost do zebrań ogółu właścicieli mieszkań. Ponadto były często zmieniane, powodując niepewność stanu prawnego. Zdaniem eksperta, z pewnością w wielu sytuacjach nie można mówić o złej woli zarządów, zwłaszcza jeżeli akt prawny rangi ustawy wciąż przyznaje prawo do zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali dopiero 6 tygodni po ustaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego.
Czy zarząd wspólnoty podejmuje uchwały? Jeżeli nie - może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą
Według adwokata Mateusza Radomyskiego, należy rozróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to ta, kiedy zarząd nie podejmuje żadnych działań mających na celu podjęcie uchwał. Wówczas może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 415 k.c. Zgodnie z przepisem, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. A może do niej dojść np. poprzez nieprzyjęcie rocznego planu gospodarczego.
Natomiast w drugiej sytuacji, zarząd podejmuje działania mające na celu podjęcie uchwał, np. w trybie obiegowym, hybrydowym czy online. Zdaniem eksperta, art. 415 k.c. nie znajduje wówczas zastosowania.
– Wykazanie przesłanek odpowiedzialności odszkodowawczej będzie bardzo trudne. Zarząd będzie bronić się ustawową możliwością przedłużenia terminu na zwołanie zebrania oraz obecną, trudną sytuacją epidemiczną w kraju – zaznacza Kinga Malcher.
Zarząd wspólnoty można zmienić, można też samemu zwołać zebranie
Natomiast mec. Bajkowski podkreśla, że zarząd zawsze można zmienić. Jeżeli nie wypełnia on swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. Każdy właściciel lokalu ma prawo żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd. Natomiast zebrania ogółu mogą być zwoływane na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Ponadto posiadacz nieruchomości może zwołać coroczne zebranie, jeżeli zarząd tego sam nie zrobi.
Zebranie w formie zdalnej albo uchwały podejmowane korespondencyjnie
– Właściciel lokalu może wnioskować o podjęcie stosownych kroków m.in. organizację zebrania w formie zdalnej, z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych czy też zbieranie podpisów pod uchwałami w formie obiegowej. To może stanowić impuls do działania dla zarządu, ale też dowód w potencjalnym procesie sądowym ws. niewypełniania obowiązków i działania na szkodę wspólnoty. Inne tego typu podmioty zwołały zebrania i podjęły stosowne uchwały, aby funkcjonować płynnie – informuje mec. Malcher.
Do tego Adam Bajkowski dodaje, że część zarządów praktykuje dostarczanie uchwał lokatorom do skrzynek pocztowych. Głosowanie odbywa się poprzez przesłanie głosów e-mailem, za pośrednictwem SMS-ów, portali internetowych lub w drodze odwiedzin każdego członka wspólnoty z osobna i odebranie własnoręcznego podpisu. W ten sposób unika się zgromadzeń powyżej 5 osób i utrzymuje się reżim sanitarny. Jednak tworzy się też większe ryzyko zaskarżenia uchwały do sądu, zwłaszcza w zakresie postanowień, których podjęcie na corocznym zebraniu nakazuje ustawa. Mowa tu o planie gospodarczym, ocenie pracy zarządu lub zarządcy, a także jego absolutorium. Ponadto takie działanie daje możliwość zakwestionowania oddania głosu.
Czy trzeba zmienić przepisy?
– Jeśli wspólnota na bieżąco podejmowała decyzje o remontach i miała stabilną sytuację finansową, to rok bez tradycyjnych zebrań mógł nie stwarzać większych problemów. W 2020 roku kwestie związane z pandemią były dla zarządów nowe. To sprawiło, że w części wspólnot takie debaty przesuwano lub nawet ich w ogóle nie przeprowadzano. Jednak dalsze wstrzymywanie organizowania zebrań w bezpiecznych formach zdaje się być dzisiaj nieracjonalne – stwierdza Aldona Międlar.
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii informuje, że nie ma kompetencji do zainicjowania zmian w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów dot. m.in. zebrań wspólnot mieszkaniowych. O możliwości organizacji wszelkich spotkań lub zebrań niezależnie od ich rodzaju, decydują aktualnie obowiązujące obostrzenia i zasady bezpieczeństwa związane z epidemią COVID-19, wprowadzone przez Ministerstwo Zdrowia. Jednak resort nie udzielił odpowiedzi na pytania, kiedy można spodziewać się zmian i jakie są plany w tym zakresie.
– Temat wymaga wyważenia dwóch interesów, sprawnego funkcjonowania wspólnoty i ewentualnego ryzyka zarażenia głosujących. Skłaniam się ku stanowisku, zgodnie z którym w obecnym stanie, tj. na początku maja 2021 roku, zebrania powinny jednak móc odbywać się w formie stacjonarnej, a zatem zakaz powinien zostać uchylony. Należy jednak pamiętać, że w wielu wspólnotach mieszkaniowych mieszkańcami są osoby starsze, bardziej narażone na zarażenie – stwierdza adwokat Radomyski.
Według prawnika z Kancelarii Ars Aequi, można przypuszczać, że gdy sytuacja epidemiczna ulegnie poprawie, zostanie dopuszczone organizowanie zebrań, jednakże z uwzględnieniem ograniczeń sanitarnych i ilościowych uczestników takich wydarzeń. Od ubiegłego roku wypracowano przecież wzorce zachowań, które pozwalają na bezpieczną dyskusję nad działalnością zarządów i wspólnot, a także umożliwiają podejmowanie decyzji w ramach ogółu właścicieli. Do tego Aldona Międlar dodaje, że zebrania to przede wszystkim możliwość zadawania pytań, żądania wyjaśnień czy bezpośredniej konfrontacji. Bez tego mieszkańcy stają się biernymi obserwatorami, których prawo kontroli jest bezwzględnie ograniczone.