Ustawa mówi, że umowa pośrednictwa musi być zawarta pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Oprócz standardowego zapisu określającego strony umowy (dane klienta i pośrednika), umowa musi wskazywać pośrednika odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie.
Wskazanie nie ogranicza się tylko do wymienienia go z imienia i nazwiska, ale także do podania numeru jego licencji zawodowej. Rejestr licencji zawodowych pośredników jest prowadzony przez Ministerstwo Infrastruktury i jest dostępny m.in. na stronie internetowej ministerstwa. W umowie obligatoryjnie pośrednik musi zamieścić oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa.
Zobacz także: Umowa najmu – w świetle przepisów prawa cywilnego
Jak każda umowa, także ta powinna być opatrzona datą i oznaczeniem miejsca jej podpisania. Umowę pośrednictwa podpisuje z klientem przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. W praktyce zdarza się, że pod nadzorem pośrednika pracują osoby wykonujące czynności pomocnicze. Mogą one podpisywać umowy pośrednictwa, o ile posiadają pisemne upoważnienie do podpisywania takich umów w imieniu pośrednika.
Ważne, aby w umowie określić czas jej trwania. W zależności od stron umowy, można ją zawrzeć na czas oznaczony lub nieoznaczony. Niezależnie od tego, na jaki czas zostanie zawarta umowa, jej zapisy muszą precyzować sposób i terminy jej wypowiedzenia.
Umowa pośrednictwa powinna w czytelny sposób określać przedmiot umowy. W przypadku umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości będzie to dokładny adres nieruchomości, a w umowie pośrednictwa w kupnie nieruchomości może to być ogólne określenie preferencji poszukiwanych nieruchomości. Warto wiedzieć, że umowa pośrednictwa jest umową starannego działania, co oznacza, że pośrednik zobowiązuje się do pomocy w zakupie lub sprzedaż nieruchomości, ale nie zobowiązuje się do jej znalezienia. Staranne działanie to m.in. podejmowanie wszystkich kroków, które w rezultacie mogą przyczynić się do sfinalizowania transakcji (w przypadku kupującego to np. aktywne poszukiwanie nieruchomości do zakupu, w przypadku sprzedającego – aktywne poszukiwanie nabywcy z wykorzystaniem dostępnych pośrednikowi narzędzi).
Zobacz także: Najem okazjonalny - nowa instytucja w prawie cywilnym
W umowie pośrednik zobowiązuje się do dokonywania dla zamawiającego czynności zmierzających do zawarcia określonej umowy (np. sprzedaży nieruchomości). Natomiast zamawiający zobowiązuje się do zapłaty pośrednikowi ustalonego w umowie wynagrodzenia. W większości przypadków umowa pośrednictwa ustala wysokość wynagrodzenia jako wyrażoną procentowo prowizję od ceny transakcyjnej nieruchomości. Strony mogą jednak ustalić inny sposób obliczania wynagrodzenia. Jeśli w umowie nie zawarto zapisu o wysokości wynagrodzenia, pośrednikowi przysługuje wynagrodzenia zwyczajowo przyjęte w danych stosunkach. Jednak, aby uniknąć sporów w tej kwestii zapis o wysokości wynagrodzenia powinien jednak znaleźć się w umowie.