Koszt: zależy od zarządcy, oraz wielkości wspólnoty.
Stopień trudności: średni
Krok 1: ustanawiamy zarząd.
Jeżeli mamy już pełną swobodę dotyczącą organizowania wspólnoty mieszkaniowej (np. właściciele lokali mają już większość nad poprzednim właścicielem np. deweloperem), powinniśmy ustanowić zarząd wspólnoty. W tym celu właściciele lokali powinni zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego, w której ustalą sposób zarządzania nieruchomością. Jeśli sposób był ustalony wcześniej (np. w umowach ustanawiających odrębną własność lokalu) właściciele powinni podjąć uchwałę zaprotokołowaną przez notariusza.
W umowie właściciele lokali ustanawiają 2-u osobowy zarząd nad wspólnotą mieszkaniową. Kadencja członków zarządu wyniesie 5 lat od momentu powołania. Wybór członków zarządu dokonywany będzie uchwałą właścicieli.
Dlaczego ?:
Jeżeli wspólnota chciałaby bezpośrednio przekazać zarząd nieruchomości zarządcy, musiała by to robić w formie aktu notarialnego. W konsekwencji wszystkie zmiany umowy wymagały by tej formy- co powodowało by powstawanie kosztów nawet przy niewielkich zmianach, czy podpisywaniu aneksów.
UWAGA: zmiana sposobu zarządzania nieruchomością wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza !
Krok 2: poszukujemy zarządcy.
Szukając zarządcy nieruchomością powinniśmy kierować się kilkoma kryteriami:
- Czy zarządca, bądź osoba pełniąca te obowiązki w spółce zajmującej się zarządzaniem ma odpowiednie uprawnienia (licencję zarządcy – do sprawdzenia na stronie ministerstwa infrastruktury: www.mi.gov.pl), oraz czy posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
- Ilu zarządców zatrudnia i ile wspólnot obsługuje- im więcej wspólnot, tym mniej czasu na prowadzenie naszej.
- Cena… ważne kryterium, ustalmy za jaką kwotę zarządca zgodziłby się na obsługę naszej wspólnoty.
- Fachowcy: sprawdźmy czy zatrudnia: elektryków, ogrodników, hydraulików itp. Jeżeli musi to zlecać innym firmom, może być to droższe, a oczekiwanie na naprawę może potrwać dłużej.
- Sprawdźmy jakie wspólnoty obsługuje i spróbujmy się skontaktować z jej mieszkańcami. Pytajmy czy są zadowoleni z zarządcy.
Krok 3: sporządzamy umowę.
Zarządca zapewne będzie dysponował wzorem umowy. Nie musimy jej jednak bezkrytycznie akceptować, najlepiej dokładnie ją przestudiować i zgłosić poprawki.
Co nas powinno nas interesować w umowie:
- Wysokość wynagrodzenia zarządcy, oraz sposób jej ustalania:
- Nie pozwólmy zarządcy na samodzielne kształtowanie wynagrodzenia- poddajmy to pod kontrolę zarządu, lub zgromadzenia właścicieli.
- Zakres obowiązków:
- Powinien być szczegółowy, tak aby można było zarządcę rozliczać z wykonanych zadań
- Powinien zawierać m.in. :
- Utrzymanie czystości budynku i jego konserwacja (w tym konserwacja infrastruktury technicznej)
- Przeprowadzanie koniecznych remontów i napraw.
- Prowadzenie księgowości wspólnoty
- Prowadzenie bieżących spraw wspólnoty.
- Kontrola nad zarządcą:
- Akceptowanie spraw przekraczających zwykły zarząd- uchwałą właścicieli
- Kontrola nad wydatkami:
- Ustalenie miesięcznej kwoty do dyspozycji zarządcy- na bieżące podstawowe wydatki
- Rozliczanie się w drodze przelewów bankowych – nic w gotówce
- Kontrola członków zarządu nad dyspozycjami z rachunku wspólnoty: dokonanie przelewów powyżej określonej kwoty powinno wymagać ich zgody. (np. oddzielne konto na wydatki bieżące, drugie na pozostałe, w którym upoważnienie (albo np. hasła w bankowości elektronicznej) posiadaliby członkowie zarządu.)
- Miesięczne sprawozdania finansowe zarządcy z finansów wspólnoty.
- Protokół „odbioru” nieruchomości.
Przed podpisaniem umowy wspólnota i zarządca powinni sporządzić protokół stanu technicznego budynku oraz terenów otaczających- pozwoli to porównanie różnic przed i po współpracy, oraz oszacować koszty i potrzebę remontów. (pomocne m.in. przy ustalaniu wysokości funduszu remontowego
- Wypowiadanie umowy: okres wypowiedzenia powinien wynosić 3 miesiąc. (unikajmy dłuższych okresów).
- Projekt umowy zarząd powinien poddać pod głosowanie właścicieli lokali- tym samym wyrażając ewentualną zgodę na powierzenie zarządu nieruchomością (jest to sprawa przekraczająca zwykły zarząd- wymaga zgody właścicieli)
Umowa musi mieć formę pisemną. Nie jest wymagany akt notarialny !
Krok 4. Podpisanie umowy
Umowę podpisują członkowie zarządu zgodnie z obranymi zasadami (przy czym jeśli jest więcej niż 1 członek, oświadczenie musi złożyć łącznie dwóch). Załącznikiem do umowy powinna być:
- uchwała członków wspólnoty o wyrażeniu zgody na przekazanie zarządu nieruchomością i udzieleniu pełnomocnictwa
- protokół stanu nieruchomości.
Po ustanowieniu zarządcy, zarząd wspólnoty nie „znika” , jego funkcje natomiast powinny być ograniczone do kontroli poczynań zarządcy, a co za tym idzie ich wynagrodzenie powinno być raczej symboliczne i odpowiadające nakładowi pracy.
Uwagi ogólne:
+ zarządca zdejmuje z właścicieli obowiązki związane z użytkowaniem części wspólnej budynku
+zapewnia mniej więcej te same usługi co spółdzielnia mieszkaniowa
+prowadzi księgowość wspólnoty i ewidencję lokali
+ zajmuje się zarządem profesjonalnie i ma do tego potrzebne zezwolenia i kwalifikacje
- kosztuje zdecydowanie więcej niż zarząd własny.