Jak ustanowić zarząd?
W umowie pomiędzy właścicielami lokali (akt notarialny), lub w formie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, można ustalić zasady zarządu nieruchomością. W tym przypadku jest to ustalenie, że administrowanie będzie przekazane zarządowi –jedno lub kilkuosobowemu.
W umowie(lub uchwale) możemy określić zarząd generalnie (tj. ustalić, że taka będzie forma zarządzania wspólnotą)- ustalić kadencję i ilość członków zarządu. Wybór konkretnych osób można pozostawić uchwale właścicieli- przy czym członkami zarządu mogą być wyłącznie osoby fizyczne (nie muszą za to być właścicielami lokali we wspólnocie).
Porada: Warto zastanowić się nad przekazaniem zarządu profesjonalistom!
Wspólnota „Tęcza” planuje ustanowienie zarządu i przekazanie jego funkcji spółce zajmującej się tym profesjonalnie. Nie może tego zrobić wprost (musi to być osoba fizyczna), ale może wybrać np. Prezesa, lub innego pracownika spółki, który zawrze z nią odpowiednią umowę.
Jeżeli wspólnota liczy co najmniej 8 lokali (nawet jeśli nie wszystkie są wyodrębnione), powołanie zarządu jest obligatoryjne ! (chyba że postanowi się o ustanowieniu zarządcy). Właściciele lokali nie mogą sami zarządzać wspólnotą jak ma to miejsce w „małej wspólnocie” (do 7-u lokali).
Jakie są obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej ?
Zarząd jak już sama nazwa wskazuje musi kierować całą wspólnotą. Wiąże się to też z dbaniem zarówno o interesy lokatorów jako członków wspólnoty, jak również z odpowiednim zabezpieczeniem i administrowaniem budynkiem (budynkami). Do obowiązków można więc zaliczyć:
- Zabezpieczenie techniczne budynku- kontrole stanu technicznego, przeprowadzanie remontów i niezbędnych napraw- np. instalacji elektrycznej bloku, czy docieplenie.
- Po powołaniu, zarząd musi sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej.
- Zapewnienie czystości w budynku, oraz na terenie przylegającym (np. zatrudnienie dozorców.)
- Pobieranie opłat z tytułu użytkowania budynku: m.in. składek na fundusz remontowy oraz opłat komunalnych powstających przy użytkowaniu budynku- odprowadzanie nieczystości, czy wywóz śmieci. Zarząd powinien również zbierać składkę z tytułu eksploatacji części wspólnej budynku – np. opłat za energię elektryczną powstałych przy oświetlaniu klatki schodowej.
- Ewidencjonowanie kosztów wspólnoty: prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, oraz zaliczek wpłacanych z tego tytułu przez właścicieli.
- Zarząd musi także prowadzić ewidencję właścicieli lokali, wraz z określeniem ich udziału w nieruchomości wspólnej.
- Zobowiązania wobec właścicieli lokali we wspólnocie:
- Poddanie się kontroli każdego z właścicieli- np. przedstawianie wyciągów z rachunków wspólnoty na żądanie członka wspólnoty
- Składanie rocznego sprawozdania finansowego
- Zwoływanie przynajmniej raz w roku (nie później niż w 1 kwartale) zebrania ogółu właścicieli.
Uprawnienia i ograniczenia Zarządu:
Osobom, będącym członkami Zarządu przysługuje wynagrodzenie, odpowiadające nakładowi pracy wykonywanej na rzecz wspólnoty.
- Zarząd kieruje sprawami wewnętrznymi wspólnoty, m.in.:
- Organizuje zebrania wspólnoty
- Zajmuje się poborem płatności- komunalnych i podatkowych (podatek od nieruchomości)
- Zbiera głosy niezbędne do podjęcia uchwały (jeśli nie zwołano zebrania)
- Określają roczny plan gospodarczy: pozwala on na oszacowanie kosztów niezbędnych m.in. do utrzymania, lub poprawienia stanu technicznego budynku, a także wyznacza kierunek dla rozwoju wspólnoty: np. dzierżawa pomieszczeń pod sklep, która pozwoli na odciążenie właścicieli od części opłat.
- Określa wysokość opłat związanych z zarządem nieruchomością (za zgodą właścicieli.)
- Zarząd reprezentuje wspólnotę w stosunku do osób trzecich np:
- Zawiera umowy z przedsiębiorcami (np. na sprzątanie budynku),
- Występuje w imieniu wspólnoty w urzędach i w sądach.
- Może dochodzić roszczeń wspólnoty wobec osób trzecich
Zarząd reprezentuje wspólnotę ! Jest ona odrębnym od właścicieli lokali podmiotem prawa. (tak, jak na przykład spółka jawna jest odrębnym podmiotem od wspólników).
OGRANICZENIA ZARZĄDU: Zarząd może działać samodzielnie w tzw. Sprawach nie przekraczających zwykłego zarządu nieruchomością- tj. najbardziej podstawowych, bądź niezbędnych kwestii. W innych sytuacjach, wymagana jest zawsze zgoda właścicieli lokali wyrażona w uchwale, jednocześnie udzielająca Zarządowi pełnomocnictwa do dokonania określonej czynności.
Ustawa o własności lokali, przedstawia przykładowy katalog takich czynności, należą do nich m.in.:
- ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
- przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
- ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu i utrzymania nieruchomości,
- zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
- udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,
- na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania nowego lokalu
- udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,
- dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,
- nabycie nieruchomości,
- wytoczenie powództwa przeciwko właścicielowi lokalu, o licytację mieszkania.
- ustalenie, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali,
- udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym
- określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
- Ustanowienie funduszu remontowego, oraz wysokości składki.
Powyższe zapisy są jedynie przykładowymi. Ustanawiając zarząd wspólnota może wskazać inne czynności (np. generujące koszty przekraczające określoną kwotę np. 10.000 zł), jak również generalnie inne ograniczenia.
Wspólnota chce „patrzeć na ręce” zarządowi. W tym celu pozostawia Zarządowi na wydzielonym subkoncie kwotę do swobodnego wykorzystania na bieżące potrzeby (np. wynagrodzenie dla dozorców). Do pozostałych wydatków, oraz do funduszu remontowego, zarząd ma dostęp za zgodą upoważnionego do tego członka wspólnoty, który posiada hasła uwierzytelniające przelewy bankowe.
W dużych wspólnotach, może okazać się celowe powołanie „Komitetu właścicieli”, który będzie pełnił funkcję Rady Nadzorczej.
Nie jest to organ wspólnoty, jego powołanie i funkcjonowanie musi być precyzyjnie opisane w umowie, lub uchwale zaprotokołowanej przez notariusza.