Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w ramach najmu zobowiązany jest do wystawiania rachunku lub faktur zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej. Niewystawienie faktury lub rachunku kontrahentom lub na życzenie osoby fizycznej grozi podatnikowi sankcjami.
Wystawiania faktur lub rachunków a obowiązek podatnika
Na wstępie należy zaznaczyć, iż przy najmie nie zawsze istnieje obowiązek wystawiania faktur lub rachunków. Podmiot wynajmujący nie jest zobowiązany wystawiać rachunków lub faktur wówczas, gdy prowadzi najem jako odrębne źródło przychodów. Na życzenie najemcy powinien on wystawić dowód uiszczenia czynszu. Dowód przyjęcia zapłaty stanowi podstawę zaksięgowania do poniesionych kosztów najmu. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w ramach najmu zobowiązany jest do wystawiania rachunku lub faktur zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej. Podatnik zobowiązany jest wystawiać rachunki lub faktury kontrahentom lub na życzenie osoby fizycznej. Podatnicy, którzy wystawiają rachunki powinni kolejno je numerować, a następnie przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia przez 5 lat kalendarzowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek.
Podatnicy opodatkowani podatkiem VAT, nie zarejestrowani – zobowiązani są wystawiać rachunki.
Zobacz serwis: Umowy w nieruchomościach
W jakim terminie należy wystawić fakturę lub rachunek?
Zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej – podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą (w zakresie najmu) - na żądanie kupującego lub usługobiorcy – zobowiązani są wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Podatnicy zarejestrowani jako tzn. „czynnymi podatnikami VAT” zobowiązani są wystawiać tylko i wyłącznie faktury. Należy wskazać, iż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – zobowiązani są wystawić rachunek. Jeżeli kontrahent lub osoba fizyczna
zgłosi żądanie wystawienia rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru – podatnik powinien wystawić rachunek w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Wówczas, gdy kontrahent lub osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia rachunku po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Wystawianie faktur przez współwłaścicieli nieruchomości
Może wydarzyć się taka sytuacja, w której jest wielu współwłaścicieli jednej nieruchomości. Jeżeli wynajmują oni wspólnie nieruchomość, a są oni podatnikami VAT – zobowiązani są wystawiać faktury. Każdy ze współwłaścicieli nieruchomości ma prawo do samodzielnego zarządzania nieruchomością. W związku z tym, każdy wynajmujący powinien wystawić faktury dla każdego najemcy.
Zobacz także serwis: Dom i prawo
Podstawa Prawna:
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926).