Podatnik nie jest zobowiązany prowadzić ewidencji kosztów, gdy najem jest prowadzony jako osobne źródło, czyli poza działalnością gospodarczą. Wówczas, gdy najem jest prowadzony w ramach działalność gospodarczej – podatnik powinien dokumentować koszty w oparciu o stosowną ewidencję w postaci książki przychodów i rozchodów lub ewidencję środków trwałych. Zarówno w stosunku do najmu prowadzonego poza działalnością gospodarczą, jak i najmu w ramach działalności gospodarczej – wszelkie koszty z tytułu zakupionych usług lub towarów powinny zostać udokumentowane przez podatnika w postaci dowodu zapłaty, rachunku oraz faktury.
W jaki sposób należy udokumentować koszty
Wówczas, gdy najem jest prowadzony jako osobne źródło, czyli poza działalnością gospodarczą – podatnik nie musi prowadzić ewidencji. Jednakże podatnik powinien skrupulatnie udokumentować koszty. Z tego też względu podatnik powinien zbierać wszystkie dowody zapłaty, rachunki oraz faktury za zakupione usługi lub towary.
Zobacz serwis: Umowy w nieruchomościach
W związku z tym, wszelkie dokumenty w postaci dowodu zapłaty, rachunku oraz faktury z tytułu zakupionych usług lub towarów – powinny zostać wystawione na imię i nazwisko osoby wynajmującej lokal oraz należy prawidłowo opisać przedmiot usługi lub zakupiony towar.
Należy pamiętać o tym, iż kiedy rzecz wynajmowana jest współwłasnością małżeńską to jako potwierdzenie zakupu towaru lub usługi wystarczy tylko imię i nazwisko jednego ze współmałżonków.
Dokumentacja kosztów z najmu w ramach działalności gospodarczej
Kiedy najem jest prowadzony w formie działalność gospodarczej – podatnik powinien prowadzić stosowną ewidencję w postaci książki przychodów i rozchodów lub określoną przepisami ewidencję środków trwałych. Wszelkie koszty z tytułu zakupionych usług lub towarów powinny zostać udokumentowane przez podatnika w postaci dowodu zapłaty, rachunku oraz faktury.
Zobacz także serwis: Wspólnota mieszkaniowa
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).