Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Jednak wydatki na remonty to z reguły duże sumy przekraczające możliwości pokrycia ich z bieżących środków. W związku z tym wspólnota mieszkaniowa ma dwie możliwości: albo zaciągnąć kredyt, gdy przyjdzie konieczność dokonania remontu, albo, przewidując przyszłe remonty, gromadzić środki na ich dokonanie. Wspólnota mieszkaniowa w celu gromadzenia środków na określony cel remontowy, np. wymianę dachu lub przyszłe remonty, może utworzyć w drodze uchwały fundusz remontowy i zobowiązać właścicieli do wnoszenia zaliczek.
Najpierw budżet, potem fundusz remontowy
Oprócz pokrywania normalnych, bieżących kosztów eksploatacyjnych budynku i poszczególnych lokali, właściciele lokali, chcąc utrzymać nieruchomość w odpowiedniej kondycji, powinni przewidywać koszty większych napraw lub remontów nieruchomości wspólnej. Narzędziem stosowanym w tym procesie jest budżet remontowy oraz tworzony na jego podstawie przez wspólnotę mieszkaniową fundusz remontowy.
Zobacz również serwis: Spółdzielnia mieszkaniowa
Budżet remontowy to przygotowany na okres kilku lat plan spodziewanych remontów nieruchomości wspólnej oraz niezbędnych do ich pokrycia rezerw finansowych (zaliczki właścicieli wnoszone na fundusz remontowy - jednorazowe oraz cykliczne, kredyty, subwencje i dotacje itp.). Uświadomienie właścicielom lokali konieczności tworzenia budżetu remontowego stanowi ważne zadanie organów wspólnoty - zarządu wspólnoty, komisji inwestycyjnej czy też zarządcy nieruchomości. Wagę tworzenia funduszu remontowego powinien wspólnocie uświadamiać również administrator nieruchomości wspólnej, który powinien również pełnić funkcję doradczą w procesie zarządzania, wskazując na kluczowe decyzje i działania, których zaniechanie podjęcia mogłoby narazić właścicieli lokali na problemy finansowe bądź prawne.
Przesunięcie środków z kosztów eksploatacji
Właściciele lokali wpłacają zwykle środki na dwa fundusze:
• na koszty eksploatacji bieżącej lokali
• na fundusz remontowy
Istnieje spór czy wspólnota mieszkaniowa może postanowić, że nadwyżka, przysługująca właścicielom z tytułu wpłat na koszty eksploatacji, może zostać przesunięta na fundusz remontowy, czyli na koszty zarządu nieruchomością wspólną. W orzecznictwie sądowym uznaje się, że nie jest to dopuszczalne, a wspólnota nie ma żadnych praw do rozporządzania środkami pieniężnymi właścicieli lokali przeznaczonych na określony cel, nawet jeżeli okaże się, że wydatki te były niższe niż przewidywano. Zgodnie z orzecznictwem, zasilanie funduszu remontowego wspólnoty nie może naruszać prawa i musi odbywać się według określonych reguł.
Zobacz również serwis: Najem
Wspólnota ma obowiązek najpierw określić potrzeby w zakresie prac remontowych, środków niezbędnych do ich realizacji, plan niezbędnych prac, wysokość obciążeń każdego właściciela z tego tytułu oraz termin wpłat. Wówczas właściciele, którzy mieli nadpłaty na świadczeniach indywidualnych, mogą zwrócić się do zarządu o ich przeznaczenie na fundusz remontowy, aby w ten sposób pokryć swoje zobowiązania z tego tytułu.