Wszystko powinno być w umowie
Na wstępie należy zauważyć, że w znacznej mierze wszelkie niejasności w zakresie rozliczeń między najemcą i wynajmującym powinna rozwiewać sama umowa najmu (bądź zawierane do niej aneksy). Dokładnie i skrupulatnie sporządzona umowa najmu powinna w pełni uchronić strony stosunku najmu przed wszelkimi niedomówieniami i nieścisłościami, które towarzyszą przy wzajemnych rozliczeniach. Często dopiero zakończenie umowy najmu pokazuje, jak wielką rolę odgrywa prawidłowo sporządzona umowa.
Stan jak przed wynajęciem
Wynajmujący po zakończeniu umowy najmu chce otrzymać swój lokal w niezmienionym stanie. Podkreślić należy, że jest to jego główne uprawnienie, które powinno być bezwzględnie spełnione. To oznacza, że będzie on mógł żądać od najemcy aby dokonał on w nim pewnych remontów polegającym np. na odmalowaniu ścian. Zgodnie jednak z regulacjami prawnymi wynajmujący nie może żądać napraw, które wynikają z normalnego procesu zużywania się rzeczy. Jako przykład można podać tu meble, sprzęt RTV i AGD z których korzystał najemca. Jednak wynajmujący będzie mógł dochodzić napraw powyższych rzeczy (sprzętu RTV AGD, mebli), w przypadku gdy zły stan techniczny tych urządzeń będzie wynikał z ich niewłaściwego używania przez najemcę. Dane uszkodzenia lub zniszczenia w wyposażeniu mieszkania muszą wynikać z ich nieprawidłowego używania.
Koszty najemcy
Z kolei najemca również może żądać od wynajmującego zwrotu kosztów, co do których nie był zobowiązany. Dotyczy to np. remontów instalacji elektrycznej, wymiany okien. Są to tak zwane nakłady konieczne, które poniósł najemca w celu doprowadzenia lokalu do normalnego stanu. Do zwrotu tych kosztów najemcy, bezsprzecznie zobowiązany jest wynajmujący. Na podobnych zasadach najemca może żądać zwrotu ulepszeń jakich dokonał w najmowanym lokalu. Dokonane ulepszenia wynajmujący może zatrzymać i zwrócić najemcy koszty ich instalacji, może on również zażądać aby najemca przywrócił stan poprzedni i dane urządzenia (stanowiące ulepszenie) zabrał ze sobą. Kwestia dotycząca ulepszeń o znacznej wartości powinna być dokładnie sprecyzowana w umowie albo w aneksie do umowy, w którym strony uzgodnią, jak będzie wyglądała sprawa ulepszeń po zakończeniu najmu. Ponieważ może dojść do sytuacji, w której najemca poniósł znaczące koszty ulepszenia wynajmowanego lokalu (np. remont łazienki, położenie parkietu), a po rozwiązaniu umowy wynajmujący oświadcza, że nie zwróci najemcy kosztów remontu i nie chce zatrzymać tych ulepszeń w zamian tego żąda aby został przywrócony stan poprzedni.
Protokół zdawczo odbiorczy
Dobrą podstawą do dokonania rozliczeń między stronami jest protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony w momencie rozpoczęcia najmu. Zawarte w nim opisy urządzeń, ich stan techniczny obrazuje to, na ile dane przedmioty zostały zużyte. Co w znacznym stopniu pozwala na ocenienie, tego czy jest to normalne zużycie, czy też będące efektem nieprawidłowego używania.
Podstawa prawna: art. 675, 676 kodeksu cywilnego