Umowa najmu zawierana jest w wyniku złożenia zgodnych oświadczeń woli przez wynajmującego i najemcę. Strony wspólnie uzgadniają poszczególne kwestie dotyczące danych zapisów w umowie (tj. wysokość czynszu, termin płatności czynszu, zakres obowiązków każdej ze stron, terminy wypowiedzenia).
Kodeks nie mówi wprost o formie zawieranej umowy, wynika więc z tego, iż umowa najmu może być zawarta również w formie ustnej i jako taka będzie wiązała strony. Odrębną kwestię stanowi moc dowodowa takiej umowy w ewentualnym sporze sądowym, ponieważ postanowienia takiej umowy są ciężkie do udowodnienia.
Inaczej wygląda kwestia najmu nieruchomości lub pomieszczeń na czas dłuższy niż rok, ponieważ zgodnie z ustawą umowa taka powinna być zawarta w formie pisemnej.
Konstrukcja umowy najmu:
- data i miejsce zawarcia umowy;
- oznaczenie stron (dane identyfikujące wynajmującego i najemcę);
- dokładne oznaczenie przedmiotu najmu;
- wysokość czynszu oraz ewentualne inne opłaty;
- termin płatności czynszu;
- obowiązki stron;
- oznaczenie zakresu użytkowania rzeczy stanowiącej przedmiot najmu;
- zgoda lub też jej brak na ustanowienie podnajmu;
- odbiór rzeczy (tj. protokół wydania rzeczy);
- określenie czasu na jaki umowa jest zawarta;
- data wejścia umowy w życie;
- podpisy stron.
Powyżej zostały wymienione podstawowe elementy, które każda poprawnie zawarta umowa najmu powinna zawierać. Umowa składająca się z tych części daje stronom jasny obraz ich sytuacji (praw i obowiązków stron, terminu płatności czynszu itp.). Oczywiście poszczególne zapisy mogą być mniej lub bardziej rozbudowane i uszczegółowione. Z niektórych zapisów można także zrezygnować i pozostawić
je regulacjom kodeksowym.
Podstawa prawna: Tytuł XVII. DZIAŁ I. kodeksu cywilnego